博思白板AI会议纪要功能使用技巧
博思白板就像一个热闹的线上协作广场,团队成员在这里可以一起写写画画、碰撞想法，而藏在这个广场里的AI会议纪要功能，就像一位默默工作的记录员，专门帮我们解决开会时手忙脚乱记笔记的难题，你是不是也经历过这样的场景：开会时既要竖起耳朵听发言，又要低头奋笔疾书，结果发言漏了重点，笔记也记得七零八落，会后看着潦草的草稿只能叹气？有了博思白板的AI会议纪要功能，这些烦恼都能轻松化解，今天我就把自己摸索出的使用技巧分享给你，跟着这些步骤走，下次开会你也能从“专职记录员”变身“专注参与者”，让AI帮你把会议的每一个关键信息都稳稳抓住，既省时间又不出错，团队协作效率直接原地起飞。
找到AI会议纪要功能入口
刚开始用博思白板时,我在首页像逛迷宫一样转了好几圈，愣是没发现AI会议纪要藏在哪儿，后来才知道，它就像藏在书架第二层的常用书，位置其实很显眼，打开博思白板网页版或APP，登录账号后，首页顶部导航栏有个“协作”按钮，鼠标轻轻放上去，下拉菜单里就会跳出“AI会议纪要”的选项，图标是个蓝色的小本子，旁边还有个小小的AI标志，像戴着学士帽的学霸在向你挥手，点击这个选项，就进入了纪要功能的主界面，界面设计得特别友好，没有花里胡哨的按钮，中间一个大大的“新建会议纪要”按钮，下面还有“历史纪要”和“模板库”两个入口，一眼就能看明白，我第一次点击“新建会议纪要”时，系统还弹出了一个3秒钟的引导动画，告诉我接下来该做什么，比同事手把手教还贴心。
开启会议纪要前的准备设置
新建会议纪要后,别急着点“开始记录”，就像烘焙蛋糕前要准备好面粉和鸡蛋，这里的几个小步骤能让后续的纪要更精准，首先是“关联会议”，如果你是用博思白板自带的会议功能发起的会议，直接点击“关联当前会议”就行；如果是外部会议，比如腾讯会议或Zoom，也可以手动输入会议主题和时间，这样纪要标题会自动生成，不用会后再修改，接着是“添加参会人”，点击“邀请参会人”，可以通过邮箱或链接邀请，也能直接从团队通讯录里勾选，我试过一次忘记添加参会人，结果AI生成的纪要里发言人都显示“未知”，看起来乱糟糟的；后来提前添加了参会人，AI就能准确识别谁在发言，纪要里每个人的观点都清清楚楚，就像给每个发言内容贴了姓名标签，还有个“纪要重点设置”，这个功能超实用，你可以选择“全面记录”“重点记录待办事项”“重点记录决策”等模式，我上次开项目进度会，选了“重点记录待办事项”，结果AI果然把每个人的任务都标记得明明白白，会后分任务时直接照着纪要念，大家都夸我记性好，其实是AI在背后帮忙。
实时会议中的纪要生成操作
准备工作做好后,点击绿色的“开始记录”按钮，AI就像接到指令的小助手，立刻进入工作状态，我第一次用的时候，特意盯着右侧的纪要区域看，发言人刚说完一句话，文字就像泉水一样涌出来，同步速度快得惊人，而且准确率很高，连我们领导带点方言的普通话都能识别清楚，偶尔有个错别字，AI还会用红色波浪线标出来，提醒你修改，遇到多人同时发言，AI也不会手忙脚乱，它会根据声音特征区分发言人，张三：我觉得这个方案可以优化...”“李四：同意张三的观点，补充一点...”，条理清晰得像个经验丰富的会议主持人，中间如果有人提到“用户需求”“ deadlines”这类关键词，AI会自动加粗显示，就像用荧光笔标出重点，有一次会议中途我临时出去接电话，回来后发现AI把这十分钟的发言都完整记录下来了，连谁中途离席、谁临时加入都标注得清清楚楚，简直比我这个“专职记录员”还靠谱。
会议结束后纪要的自动整理
点击“结束记录”后，AI不会马上把原始记录丢给你，而是会花几分钟时间“消化”会议内容，就像厨师做完菜要摆盘一样，这个过程大概需要30秒到1分钟，取决于会议时长，整理后的纪要会自动分成几个板块：会议基本信息（主题、时间、参会人）、会议议程回顾、主要讨论内容、待办事项、决策事项，每个板块都用不同颜色的线条分隔，看起来清爽又专业，待办事项部分，AI还会自动给每条任务加上负责人和截止时间，王五：完成项目计划书修订（截止时间：2023-10-20）”，我试过把这个待办事项直接导入到团队的任务管理工具里，完全不用手动输入，简直不要太方便，有一次我们开了个两小时的头脑风暴会，内容特别零散，我本来以为整理纪要会很头疼，结果AI不仅分好了板块，还提炼了几个核心观点，甚至给每个观点标了重要程度，就像帮我把一团乱麻梳理成了整齐的麻花辫。
的编辑与优化技巧
虽然AI生成的纪要已经很优秀,但偶尔还是需要我们手动“锦上添花”，比如有时候发言人语速太快，AI可能会漏记一两个字，这时候直接点击那段文字就能修改，操作和普通文档编辑一样简单，我喜欢用“批注”功能，遇到需要补充说明的地方，点击右侧的“添加批注”，输入自己的想法，这样别人看纪要时就能明白上下文，还有格式调整，AI默认的字体和行距可能不符合你们公司的要求，点击顶部的“格式”按钮，可以修改字体大小、颜色，甚至添加项目符号或编号，我上次帮领导整理纪要，他喜欢用红色标注重难点，我就在“格式”里把重点句子改成红色，领导看了直夸“专业”，如果会议中有白板上的绘图或文字内容，AI会自动截图插入纪要，你可以双击图片调整大小，或者右键选择“替换图片”，确保纪要里的视觉信息也清晰可见。
纪要的导出与分享方法
整理好的纪要,当然要分享给团队成员才行，博思白板的导出功能做得很贴心，就像外卖有多种打包方式，你可以按需选择，在纪要界面右上角，有个“导出”按钮，点击后会弹出格式选项：Word、PDF、Markdown，甚至可以直接导出为图片，我通常选Word格式，方便大家后续编辑；如果是需要存档的正式会议，就导出PDF，避免格式错乱，导出速度很快，几秒钟就能下载到本地，文件大小也不大，方便发邮件或微信，分享的话更简单，点击“分享”按钮，生成一个链接，设置权限（查看权限或编辑权限），然后复制链接发给同事就行，我试过生成“仅查看”权限的链接，发给客户，他们不用登录博思白板账号就能直接打开看，客户还问我用的什么工具，说纪要做得比他们公司的还专业。
提升纪要质量的高级小技巧
用熟了基础功能,这些高级技巧能让你的纪要“更上一层楼”，第一个是“自定义纪要模板”，在“模板库”里，你可以创建自己公司的会议纪要模板，比如固定的会议议程、必有的项目（如“上周工作总结”“本周工作计划”），下次新建纪要时直接套用，AI会按照模板结构生成内容，简直是“私人订制”，第二个是“提前录入参会人声音样本”，在“团队设置”里，让经常参会的同事录一段30秒的语音，AI就能更精准地识别发言人，即使多人声音相似也不容易认错，这个功能对我们这种经常开会的团队来说，简直是“降噪神器”，第三个是“设置关键词库”，把公司常用的术语、项目名称添加到关键词库里，AI会优先识别并突出显示这些词，比如我们公司的项目代号“星辰计划”，设置后每次会议提到这个词，AI都会自动加粗并标黄，一眼就能看到重点，我上次用了这三个技巧，生成的纪要被领导当成“优秀案例”在全公司分享，别提多有成就感了。
实际使用案例：团队周会纪要高效生成
上周我们团队开周会,我全程用了博思白板的AI会议纪要功能，效果惊艳到大家，会议开始前，我提前关联了会议，添加了6位参会人，选了“重点记录待办事项”模式，会议中，领导讲项目进度，同事们讨论问题，AI在旁边默默记录，发言人识别准确率100%，连实习生小李第一次发言都被准确标记了，中间产品经理提到“用户反馈要在周五前汇总”，AI立刻在待办事项里记上“产品经理：周五前汇总用户反馈”，会议结束后，AI用了40秒整理出纪要，自动分成了“本周完成工作”“问题讨论”“下周待办”三个板块，待办事项还按紧急程度排了序，我稍微修改了几个错别字，导出Word发给大家，同事小王说：“以前会后整理纪要至少半小时，今天5分钟搞定，这效率简直是‘开挂’了！”连平时挑剔的领导都点头说：“这个纪要比手写的清楚多了，以后开会都用这个功能。”现在我们团队开会，再也没人抢着当“记录员”了，大家都能专心讨论问题，会议时长也从原来的两小时缩短到一小时，真正做到了“开会不摸鱼，效率翻一倍”。
欢迎 你 发表评论: