Folio是什么工具如何高效管理创意项目

作者：每日新资讯

发布时间：2026-01-10 21:12:25 浏览量：4 0

Folio基本信息介绍

说起Folio,可能有些朋友会有点陌生，但经常和项目管理、创意工作打交道的人对它应该不陌生，它其实是Notion推出的一个专门针对创意项目管理的功能模块，就像给创意工作者量身定做的“项目管家”，Notion大家都知道吧，就是那个能当笔记、能做表格、还能当数据库的万能工具，Folio就是它家的“创意项目管理小能手”，我第一次接触Folio是去年帮朋友做一个设计项目，当时朋友吐槽用Excel管理任务快把她逼疯了，文件夹里堆满了各种版本的设计稿，客户反馈散落在微信聊天记录里，找个文件得翻半天，后来她安利我用Folio，说“你试试这个，保证打开新世界的大门”，结果我一用就停不下来了。

Folio的核心定位就是帮创意团队或个人把混乱的项目捋顺,不管是设计、写作、策划还是视频制作，只要是需要多人协作、多任务推进的创意项目，它都能hold住，它不像有些工具那么复杂，上来就一堆专业术语，Folio的界面设计特别清爽，就像一张干净的工作台，你需要的功能都整整齐齐摆在那里，上手特别快，我这种对新工具有点“手残”的人，摸索了不到半小时就基本会用了，这点必须给个赞。

Folio核心功能详解

项目看板视图是Folio最核心的功能之一，也是我用得最多的功能，它就像一块巨大的磁性白板，上面贴着各种“任务便利贴”，每个任务都有标题、负责人、截止日期、进度状态，你可以直接用鼠标把任务从“待办”拖到“进行中”，再拖到“已完成”，整个项目进度一目了然，我上次做一个公众号推文项目，把选题、写稿、排版、配图、发布这些环节都做成任务卡片，每个卡片里还能直接上传稿件链接、参考资料，甚至客户的修改意见都能复制粘贴进去，再也不用在文件夹和聊天记录里来回切换了。

文件整合功能也超实用，以前做项目，设计稿存在本地文件夹，参考链接记在备忘录，客户反馈截图保存在微信，找个东西像在大海捞针，Folio能直接把各种格式的文件（Word、PPT、图片、PDF，甚至Figma、Sketch的设计稿链接）都“吸”到任务卡片里，点击就能打开，不用再切换各种软件，我上次把客户的需求文档、设计师的初稿、修改后的终稿都存在同一个任务卡片里，开会的时候直接打开Folio，所有资料一秒调取，客户都夸我们团队专业度提升了不少。

协作功能必须重点说一下，Folio支持多人实时协作，你可以邀请团队成员加入项目，给每个人分配不同的任务，还能在任务卡片下直接评论交流，有次我们团队做一个短视频项目，摄像师拍好素材后，直接上传到Folio任务卡片，剪辑师看到后就能开始剪辑，剪辑过程中遇到问题，直接在卡片下@我，我秒回意见，不用再建专门的微信群刷屏，沟通效率至少提高了50%，而且每个人的操作记录都能看到，谁改了什么、什么时候改的，清清楚楚，不怕背锅。

模板库是懒人福音，Folio内置了很多创意项目模板，品牌设计项目”“内容创作流程”“视频制作管理”等，你不用从零开始搭建项目框架，直接选个模板改改名字、调整下任务，就能快速启动项目，我这种“模板依赖症”患者简直爱惨了这个功能，上次接一个新的设计项目，选了“品牌设计项目”模板，里面连“竞品分析”“风格定位”“初稿反馈”这些细分任务都列好了，我只需要往里面填具体内容，省了至少2小时的前期准备时间。

Folio产品定价说明

很多人关心Folio要不要钱,这里得说明一下：Folio本身不是一个独立的工具，它是Notion的一部分，所以它的定价和Notion的账号类型挂钩，Notion有免费版和付费版，免费版就能使用Folio的基础功能，比如创建项目看板、添加任务、上传文件、邀请最多5个协作者，对于个人用户或者小团队偶尔用一下，免费版基本够用了，我自己用免费版管理个人的自媒体项目，完全没压力。

如果是团队长期使用,可能需要升级到付费版，Notion的付费版分“Plus版”和“Business版”，Plus版个人每月9美元，团队版每人每月12美元；Business版每人每月18美元，付费版比免费版多了很多高级功能，比如无限协作者、更长的版本历史记录（免费版只能看30天内的修改记录，付费版能看90天以上）、更安全的权限管理、优先客服支持等，不过目前官方并没有针对Folio单独定价，所有功能都包含在Notion的账号权限里，所以如果你已经是Notion的付费用户，就能直接用Folio的全部功能啦。

Folio适用场景推荐

设计团队项目管理简直是为Folio量身定做的，设计师经常要同时处理多个设计需求，每个需求有不同的客户、不同的修改意见、不同的截止日期，用Folio把每个设计项目做成独立看板，任务细分到“初稿设计”“客户反馈”“终稿交付”，还能把设计源文件、参考图、客户聊天记录都整合进去，再也不用担心漏看消息或者找不到文件，我朋友的设计工作室自从用了Folio，项目延期率下降了30%，客户满意度也高了不少。

内容创作者日常规划也超合适，不管是公众号博主、短视频up主还是自媒体写手，都需要规划选题、写作、排版、发布等流程，用Folio建一个“内容创作看板”，把每个选题做成任务卡片，标注好发布平台、截止日期、进度状态，还能在卡片里记录灵感、保存素材链接，我自己运营一个小红书账号，每周的选题、拍摄计划、文案草稿都放在Folio里，现在再也不会出现“到了发布日才发现稿子没写完”的尴尬情况了。

学生团队作业协作也很实用，大学做小组作业，经常遇到“有人划水”“文件传来传去版本混乱”“开会找不到时间”的问题，用Folio创建小组作业项目，把任务分配给每个人，设置好截止日期，大家可以在上面实时更新进度、上传作业片段、在线讨论问题，老师要检查进度的时候，直接把Folio链接发过去，一目了然，小组作业拿A的概率都变高了，我表妹她们小组用Folio做毕业设计，导师都说她们的项目管理比其他组专业多了。

小型活动策划用Folio也很顺手，不管是公司年会、社团活动还是朋友聚会，策划过程中要管场地、物料、嘉宾、流程等一堆事，很容易手忙脚乱，用Folio建一个“活动策划看板”，把每个环节拆分成小任务，场地预订”“嘉宾邀请”“物料采购”，每个任务负责人、联系方式、进度都写清楚，还能上传场地合同、嘉宾名单等文件，活动前检查一遍看板，就知道哪些事做完了、哪些事没做，再也不会遗漏重要环节。

Folio使用注意要点

虽然Folio很好用,但刚上手的时候还是有几个点要注意。任务拆分别太细，有些人恨不得把“打开电脑”“新建文档”都当成任务，结果看板上堆了上百个任务，看着就头大，任务最好拆分成“能在1-2天内完成”的颗粒度，写推文初稿”就比“写推文开头”“写推文中间”“写推文结尾”要合适，太细反而会降低效率，我刚开始用的时候就犯过这个错，把一个公众号推文拆成10个任务，后来发现每天光拖任务卡片就花不少时间，后来合并成3个大任务，反而清爽多了。

权限设置要注意，Folio支持给不同成员设置不同权限，只能查看”“可以编辑任务”“可以管理项目”，如果是对外合作的项目，比如和客户一起协作，最好只给客户“查看”和“评论”权限，别给“编辑”权限，不然客户不小心改了任务截止日期或者删了文件，就麻烦了，我上次和一个客户合作，忘了设置权限，客户误删了一个重要的设计稿链接，还好Folio有版本历史记录，费了半天劲才恢复回来，从那以后我每次添加外部成员都会先检查权限。

定期清理旧项目也很重要，用久了Folio会积累很多旧项目，占空间不说，找新项目的时候也麻烦，可以每个季度整理一次，把已经完成的项目归档到“已完成项目”文件夹，或者导出成PDF保存到本地，让看板保持清爽，我习惯每个月底花半小时整理Folio，把上个月完成的项目归档，看着干干净净的看板，工作心情都变好了。

别过度依赖模板，模板确实方便，但每个项目都有自己的特殊性，直接套用模板可能会有不合适的地方，内容创作流程”模板里可能有“线下采访”环节，但你的项目根本不需要采访，这时候就应该删掉这个任务，别为了用模板而硬凑流程，我之前用“视频制作”模板，里面有“场地勘景”任务，但我们拍的是室内口播视频，根本不需要勘景，一开始没删，结果团队成员还来问我“勘景时间定什么时候”，白白浪费沟通时间。

Folio与同类工具对比

市面上项目管理工具不少,Folio和它们比有啥不一样呢？先说说和Trello比，Trello也是看板型工具，界面简单，适合轻量管理，但功能比较基础，文件整合能力弱，上传的文件只能显示文件名，不能直接预览，而且协作功能也比较简单，适合个人或小团队，Folio就不一样了，它和Notion的其他功能深度整合，能直接在任务里嵌入Notion笔记、数据库、表格，文件支持预览，协作时还能@成员、实时评论，对创意项目这种需要大量文件和深度协作的场景更友好，我之前用Trello管理设计项目，每次看设计稿都得下载下来，现在用Folio直接在卡片里预览，效率高多了。

再说说和Asana比，Asana功能很强大，适合大型团队复杂项目管理，但界面比较复杂，新手需要花时间学习，而且很多高级功能对小团队来说用不上，有点“杀鸡用牛刀”的感觉，Folio的界面更简洁，操作更直观，没有那么多复杂的设置，新手半小时就能上手，而且它的模板库都是针对创意项目的，比Asana的通用模板更精准，我同事之前用Asana，说“设置个任务依赖关系都得查教程”，后来换成Folio，她说“终于不用对着说明书干活了”。

还有和Notion传统视图比，Notion本身就有表格、列表等视图，但Folio是专门优化过的项目管理视图，看板更灵活，任务卡片信息更丰富，还内置了创意项目模板，比自己用传统视图搭项目框架方便多了，就像同样是画画，传统视图是给你一张白纸和颜料，Folio是直接给你一个画好线稿的画板，你只需要填色就行，省时省力，我之前用Notion表格管理项目，得自己建列、设公式，现在用Folio，直接选模板，改改内容就能用，省了不少事。

最后说和飞书项目比，飞书项目适合企业级协作，和飞书文档、会议等功能联动好，但对个人用户或小团队来说有点重，而且免费版限制比较多，比如协作者数量、文件存储空间等，Folio作为Notion的一部分，免费版就能用基础功能，协作者数量虽然有限制（5人），但对小团队够用了，而且Notion的跨平台体验更好，网页端、手机端、平板端都很流畅，飞书项目在手机端的操作体验相对差一些，我用Folio在手机上改任务进度、回复评论都很方便，飞书项目在手机上编辑任务经常点错。

Folio高效使用教程

想用好Folio其实不难,跟着这几步走，保证你很快就能上手，第一步，创建新项目，打开Notion，点击左侧“+ 新建”，选择“Folio”，然后输入项目名称，2024年Q3公众号推文计划”，这时候会让你选模板，新手建议直接从模板库选，内容创作流程”模板，选好后点击“创建”，一个基础的项目框架就有了，我第一次创建项目的时候没选模板，自己建任务栏、填任务，花了快一小时，后来用模板，3分钟就搞定了。

第二步,自定义任务栏，默认模板的任务栏可能是“待办”“进行中”“已完成”，但你可以根据项目需求改名字，比如设计项目可以改成“需求沟通”“初稿设计”“客户反馈”“终稿交付”，改的时候右键点击任务栏名称，选择“重命名”就行，还能调整任务栏顺序，把常用的任务栏拖到前面，我做设计项目时，把“客户反馈”任务栏拖到了中间，方便随时查看客户的意见。

第三步,添加任务卡片，点击任务栏里的“+ 添加任务”，输入任务名称，撰写10月新品推文文案”，然后点击任务卡片，就能编辑详情：添加负责人（点击“负责人”选团队成员）、设置截止日期（点击日历图标选日期）、添加描述（写任务具体要求）、上传文件（点击“+”上传本地文件或粘贴链接），我会在描述里写清楚任务目标，推文要突出新品的‘轻便’特点，目标阅读量1万+”，这样团队成员一看就知道该怎么做。

第四步,邀请协作者，点击右上角“分享”，输入协作者的邮箱或Notion账号，设置权限（查看、评论、编辑），然后发送邀请，协作者接受邀请后，就能在自己的Notion里看到这个项目，实时协作了，我上次邀请客户加入项目，给的是“评论”权限，客户看完初稿后直接在任务卡片下评论“这里的产品图可以换一张更清晰的”，我看到后马上让设计师修改，沟通特别顺畅。

第五步,使用筛选和搜索功能，项目任务多了之后，可以用筛选功能快速找到需要的任务，点击看板上方的“筛选”，可以按负责人、截止日期、标签等筛选，比如筛选“我的任务”“本周截止”的任务，避免遗漏，搜索功能也很好用，直接在上方搜索框输入关键词，设计稿”，就能找到所有包含“设计稿”的任务卡片，我每天早上都会筛选“我的任务”，看看今天要做什么，效率超高。

第六步,定期更新进度，养成随时更新任务进度的习惯，做完一个任务就拖到“已完成”任务栏，任务有新进展就在评论区更新，初稿已发给客户，等待反馈”，这样团队成员和客户都能实时了解项目状态，不用总是在群里问“进度怎么样了”，我团队有个不成文的规定：每天下班前花5分钟更新任务进度，现在大家都习惯了，项目推进特别顺畅。

常见问题解答

Folio是免费的吗？

Folio本身不是单独的工具啦，它是Notion里的一个功能模块，所以要不要钱看你用的Notion版本，Notion有免费版，免费版就能用Folio的基础功能，比如创建看板、添加任务、邀请最多5个协作者，个人用或者小团队偶尔用完全够了，要是团队人多，或者需要高级功能（比如无限协作者、更长的版本历史），就得升级到Notion的付费版，个人版每月9美元，团队版每人每月12美元起，不过Folio本身没有单独收费哦。