Viva是微软员工平台如何提升团队协作效率
Viva基础信息介绍
说起Viva,我第一次接触它是去年公司组织的数字化转型培训会上，当时IT部的张哥在台上演示，说这是微软搞出来的“员工体验平台”，2021年就发布了，现在已经更新了好几版，我当时心里嘀咕：“又是个新软件？我们电脑里的Teams、Outlook还没玩转呢。”结果张哥一点开界面，我发现它居然是“藏”在Teams里的，不用单独下载安装，这倒省了我清理电脑内存的功夫。Viva其实是个“平台综合体”，不是单一工具，里面有好几个模块，比如用来聊天互动的Engage、学技能的Learning、定目标的Goals，还有分析工作习惯的Insights，就像给办公室装了个“智能前台”，你想沟通、学习、规划工作，它都能帮上忙，现在我们公司80%的部门都在用，连平时抗拒新工具的财务大姐都说：“比天天翻邮件找通知方便多了。”
Viva核心功能有哪些
Viva Engage是团队的“内部朋友圈”，以前我们部门搞项目复盘，都是写完报告发邮件，别人看没看、有没有意见，得等半天回复，现在在Engage上发个帖子，带几张数据图表，同事们刷Teams的时候就能看到，点赞评论秒回，上周我发了个关于客户反馈的总结，市场部的小李直接在下面甩了个竞品分析文档，说“这个数据我们刚做完，补充给你”，当天就把方案改完了，效率比以前高了一倍。Viva Learning像个“随身课堂”，里面的课程都是微软和LinkedIn Learning合作的，从Excel技巧到项目管理，啥都有，我上个月想考PMP，就在上面找了个“敏捷管理入门”课，每天午休看20分钟，现在都能给新人讲两句了。Viva Goals是目标管理的“小管家”，老板让我们部门定Q3目标时，以前用Excel列一堆，谁负责哪块、进度怎么样，看着就头大，现在在Goals里把“用户增长率15%”设为主目标，下面拆成“内容更新频率”“社群运营”等小任务，分给每个人，点开就能看谁的进度滞后了，上周我就因为“每周3篇推文”只完成2篇，被系统提醒了，赶紧加了个班补上。Viva Insights是“工作健康顾问”，它会分析你的会议时长、邮件回复速度，甚至提醒你“这周已经连续5天晚上8点后发消息了，注意休息”，有次我连续两周会议超过20小时，Insights直接弹了个建议：“把30分钟以下的会改成邮件沟通”，试了之后真的空出不少时间写方案。
Viva产品定价
关于Viva的价格,我专门问过行政部负责采购的同事，她说Viva不单独卖，都是打包在Microsoft 365的订阅套餐里，我们公司用的是“Microsoft 365 E3”版，每个人每月大概100多块，里面除了Office全家桶，还包含Viva的Engage、Learning基础功能，如果想要更高级的，比如Insights的详细数据分析、Goals的跨部门目标对齐，就得升级到“E5”版，价格会贵一点，但具体多少她说得看公司和微软谈的折扣。目前官方暂无明确的单独定价，中小公司如果用“商业基础版”或“商业标准版”，也能用到部分Viva功能，像Engage的团队频道、Learning的免费课程库，足够日常协作了，我邻居在一家50人小公司，他们用商业标准版，每人每月才50多块，照样用Viva安排周会、共享文档，性价比挺高的。
Viva适用场景推荐
远程团队协作必须用Viva，我们组有3个同事在外地办公，以前开周会得提前一天约时间，视频时还总有人卡掉线，现在用Viva的会议功能，直接在Teams里发起，系统自动记录参会人、生成纪要，连“张三说要优化话术”这种细节都记下来了，会后直接同步到每个人的待办列表，上次项目进度滞后，就是靠这个功能快速对齐了目标，不然光打电话沟通就得花半天。新员工培训用Viva Learning超省心，人事小姐姐跟我说，以前新人入职要发一沓纸质手册，还得安排老员工带教，现在直接在Viva Learning里建个“新人培训营”，把公司制度、产品知识、系统操作视频都放进去，新人按进度学，学完还能在线考试，上周来的实习生小王，3天就把基础流程摸透了，老员工都说“带新人轻松多了”。跨部门项目管理靠Viva Goals，上个月公司搞“用户增长活动”，涉及市场、产品、技术三个部门，以前各部门各干各的，进度不透明，经常返工，这次用Viva Goals把总目标拆成“市场部拉新1000人”“产品部优化注册页”“技术部保障服务器”，每个部门的进度实时更新，谁拖了后腿一看就知道，最后活动提前3天完成，老板在全员大会上还夸了我们。员工反馈收集用Viva Engage很方便，以前公司想知道大家对福利的意见，得发问卷星，回收率不到50%，现在在Engage上发起个投票：“下午茶想加奶茶还是咖啡？”2小时就有200多人投票，还能留言说“希望周三加水果”，行政部根据反馈调整后，同事们都说“公司越来越懂我们了”。
Viva使用注意事项
刚开始用Viva时,我们部门踩过不少坑。权限设置一定要提前弄好，有次设计组把未发布的产品图发到了公共频道，被其他部门的人看到了，差点泄露信息，后来管理员在Viva里设置了“部门专属频道”，只有本部门成员能看，才没再出问题，如果你是管理员，记得建频道时就选“私有”，别图省事用“公共”。数据安全要上心，Viva里会存很多工作文档，虽然微软的安全系统挺靠谱，但自己也得注意，上次我在Engage发总结，不小心把客户联系方式贴上去了，还好同事提醒得快，赶紧删了，建议发内容前先检查有没有敏感信息，尤其是手机号、地址这些。员工培训不能少，我们部门有个50岁的老工程师，一开始觉得Viva“花里胡哨”，宁愿用老办法写邮件，后来人事安排了一对一培训，教他怎么用Engage发动态、用Learning学新技能，现在他比年轻人还积极，每天在Engage分享技术干货，成了“部门网红”，所以别指望大家自己摸索，组织个简单的培训，效果完全不一样。别贪多求全，Viva功能太多，一开始别想着全用上，我们先从Engage和会议功能开始，用顺了再加Goals和Learning，要是一上来就把所有模块都打开，反而会让人 confusion，不知道该用哪个。
Viva与同类工具对比
市面上团队协作工具不少,我用过Slack、企业微信，现在用Viva，说说它们的区别。对比Slack，Viva胜在“生态整合”，Slack的聊天功能确实强，但想开会得用Zoom，学课程得连别的平台，来回切换软件能把人折腾死，Viva直接“长”在Microsoft 365里，打开Teams就能用Engage聊天、开视频会，用Outlook发的邮件还能自动同步到Viva的待办事项，数据不用手动导来导去，省了好多事。对比企业微信，Viva赢在“专业功能”，企业微信适合日常沟通，但想做目标管理、员工培训，就得装第三方插件，功能零散，Viva的Goals能直接和公司战略对齐，Learning有LinkedIn的课程库，Insights还能分析团队工作习惯，这些都是企业微信没有的“硬核功能”，上次我帮朋友公司对比工具，他们最后选了Viva，就是看中了这些专业模块。对比Zoom，Viva强在“协作深度”，Zoom只能开会，Viva的会议功能不仅能录像、记纪要，还能把会议里提到的任务直接分到个人，会后自动发提醒，我们上次和客户开会，讨论出3个待办，Viva当场就把任务分给了我和产品经理，客户都惊讶：“你们这工具也太智能了吧！”
Viva提升协作效率教程
我帮隔壁运营部设置Viva时,总结了个超简单的步骤，照着做保证30分钟上手，第一步，确认公司有Microsoft 365订阅，让行政查一下套餐，E3、E5或者商业标准版都能用，没有的话得先买，不然用不了Viva，第二步，在Teams里添加Viva应用，打开Teams，左边栏点“应用”，搜“Viva”，把Engage、Goals、Learning这几个常用的添加到“我的应用”，以后点一下就能打开，不用每次搜，第三步，建团队频道并设置权限，比如你们是“新媒体部”，就建个专属频道，成员添加部门同事，权限设为“私有”，避免外人看到内部内容，我当时帮运营部建了“公众号运营”“视频剪辑”两个频道，分工清晰多了，第四步，用Engage活跃团队互动，每天在频道里发个“今日重点”，上午10点讨论选题，下午3点交脚本”，同事看到可以评论“收到”，不用再单独回复消息，上周他们发了个“脚本投票”，半小时就收集完意见，比以前在群里@所有人高效多了，第五步，用Goals拆解目标，把部门月度目标输进去，涨粉1万”，再拆成“每周发4条视频”“互动率提升20%”，分给对应的人，设置完成时间，系统会自动跟踪进度，谁没完成会标红提醒，不用天天催，第六步，用Learning安排培训，在Learning里搜相关课程，短视频剪辑技巧”，分享到频道里，让大家有空学，还能建个“学习打卡”话题，学完的人发截图，现在运营部的人学习积极性比以前高多了，第七步，用Insights优化工作习惯，每周看看Insights的报告，要是发现“会议时间占比40%”，就试着把短会改成邮件沟通；要是“晚上加班次数多”，就调整一下任务优先级，我按这个步骤帮运营部弄完，他们老大说：“现在沟通效率至少提升50%，以前一天回邮件的时间，现在能写3篇稿子了。”
常见问题解答
Viva是干什么的啊？
Viva就是微软搞的员工工作平台呀，能把聊天、学习、定目标、分析工作习惯这些功能都整合到一起，比如你们班做小组作业，用Viva就能在一个地方讨论、共享文档、看老师发的学习视频，不用开好几个软件来回切，我们班上次做科学实验报告，用它分工、写文档、开线上会，3天就搞定了，以前得弄一个星期呢！
Viva要花钱吗？
它一般是和Microsoft 365套餐一起的，学校或公司买了Office 365高级版的话就能用，我们学校用的教育版是免费的，老师说微软给学生的福利，不用自己掏钱，要是家里想个人用，可能得买商业版，但学生党基本不用操心，学校都会安排好，直接用就行啦，超方便！
Viva和Teams有啥不一样？
Teams主要是开会、聊天，像个线上教室；Viva更像“全能助手”，在Teams里就能直接用它的功能，比如用Teams开完会，Viva能自动写会议记录，还能把任务分到每个人的待办列表里，比Teams单独用厉害多了，上次我们小组开会，Viva把“周三交PPT”记下来，还提醒我别忘，比组长催我还准时，哈哈！
中小公司能用Viva吗？
当然能啊！我表哥在一家20人的小公司，他们用的Microsoft 365商业基础版，里面就有Viva Engage，现在他们每天在上面分享客户情况，老板说比以前发微信群强多了，消息不会被刷屏盖住，还能搜历史记录，找以前的方案超方便，小公司用完全够，不用怕功能太复杂，挑几个常用的用就行～
Viva学习模块怎么用啊？
超简单！打开Viva Learning，在搜索框输你想学的，Python入门”“PPT设计”，就会出来一堆课程，有视频也有文档，上次老师让做PPT作业，我在里面找了个“3分钟美化幻灯片”的课，跟着做，作业还拿了优！还能把喜欢的课程收藏起来，下次接着学，不用重新搜，比在网上瞎找资源靠谱多了～
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