Waitroom是什么工具怎么提升线上会议效率
Waitroom是什么工具
Waitroom是一款专门解决线上会议混乱问题的工具,简单说就是会议的“有序候车室”，线上开会时，总有人提前十几分钟就点进会议室，开着麦闲聊、误触共享屏幕，甚至还有人进错会议乱发言，主持人得花好几分钟维持秩序，我之前组织部门周会就遇过这种糟心事，30人的会议，提前进来的10多个人在里面吵吵闹闹，有人还把自己的宠物猫抱到镜头前，会议开始后光是让大家静音、关闭无关共享就用了5分钟，严重影响进度，后来用了Waitroom，参会人点击会议链接后会先进入一个专门的等待区，直到主持人允许才能正式进入会议室，整个过程就像坐火车前在候车室有序等待检票，会议开始时再也不用手忙脚乱了。
它的核心作用就是帮会议组织者把“无序入场”变成“有序管理”，不管是几十人的小会议还是上百人的大型活动，都能让参会过程更顺畅，现在很多企业、学校、培训机构都在用，毕竟谁也不想开会前先“吵一架”再开始正事。
Waitroom核心功能有哪些
**参会人排队管理**是Waitroom最实用的功能之一，参会人进入等待区后，系统会自动给他们排序，主持人在后台能清楚看到等待队列，想让谁先入场就点谁，也能按顺序一个个通过，上次我组织客户研讨会，有5位重要客户需要优先入场，直接在队列里把他们排到最前面，其他人按到达顺序等待，客户进来时都夸“你们这会议安排真专业”。
**自定义等待页面**能让等待过程不那么无聊，你可以上传公司logo、会议主题海报，甚至放一段轻音乐，还能显示会议倒计时和议程，有次给新员工做培训，我在等待页面放了公司的宣传视频和培训流程，新人反馈“等的时候看视频了解了不少信息，没觉得干等”，比起光秃秃的“等待主持人批准”，这种定制化页面能让参会人感觉更被重视。
**主持人控制入场**特别灵活，你可以设置“提前5分钟自动入场”，适合固定时间开始的会议；也能手动一个个点“批准”，适合需要筛选参会人的场合，上次有个外部合作会议，有几个无关人员误点链接进来，我直接在等待区把他们“请”了出去，避免了会议被打扰。
**实时数据统计**也很有用，会议结束后会生成报告，显示多少人进入等待区、多少人成功入场、平均等待多久，甚至谁提前离场了，我用这个数据优化会议时间，发现大家普遍在会议第40分钟开始走神，后来就把会议控制在35分钟内，效率一下提上来了。
Waitroom的产品定价
目前官方暂无明确的定价,我去官网看了，首页主要推免费试用，填写邮箱就能解锁基础功能，像参会人排队、简单的等待页面自定义这些都能免费用，如果需要更高级的功能，比如自定义域名、去掉Waitroom的品牌标识、导出详细数据报告，就得联系客服咨询付费方案了，我猜可能是按会议规模或功能模块收费，不过具体价格没写，估计是想让用户先体验再决定要不要升级，对小团队或偶尔开会的人来说，免费版应该够用；企业用户可能需要付费解锁更多定制化服务。
这些场景用Waitroom超合适
企业周会用Waitroom简直是救星,我们部门每周一上午10点开会，以前总有人9点50就进来，要么低头玩手机要么小声聊天，主持人得反复提醒“大家先静音”，用了Waitroom后，设置“9点58分自动入场”，10点准时开始，没人提前打扰，会议时间从原来的1小时压缩到45分钟，剩下的时间还能多处理点工作。
线上培训尤其需要它,我给客户做产品培训时，学员来自不同公司，有人早到20分钟，有人迟到5分钟，用Waitroom后，早到的人在等待区看产品介绍视频，迟到的人进来后直接在等待区排队，我按进度分批邀请他们入场，不用担心后进来的人跟不上节奏，有个学员说：“以前培训总怕迟到错过开头，现在知道能在等待区补内容，反而更安心了。”
客户研讨会用它能拉满专业度,上次邀请10位重要客户开会，通过Waitroom设置“VIP客户优先入场”，他们进来时看到等待页面上有自己公司的logo和专属欢迎语，当场就说“你们这细节做得真到位”，普通参会人按顺序入场，整个过程有条不紊，客户对我们的印象分直接up。
大型学术会议也离不开它,朋友在高校组织过一场200多人的线上研讨会，用Zoom自带的等待室根本管不过来，参会人挤在里面刷消息，系统还老卡顿，换成Waitroom后，按研究方向分了3个等待队列，主持人按议题顺序邀请不同队列的人入场，会议流畅度提升了不少，连主讲教授都问“这是什么工具，下次还得用”。
求职面试用它能缓解候选人紧张,HR朋友告诉我，以前线上面试，候选人提前进来后对着黑屏干等，越等越紧张，现在用Waitroom，等待页面放上面试流程和公司环境照片，候选人能边看边放松，面试时状态明显更好，有个候选人还专门反馈：“等待区的音乐很舒缓，本来紧张得手心冒汗，听完居然平静下来了。”
Waitroom使用注意事项
提前设置等待规则很重要,别等到会议开始前10分钟才手忙脚乱地弄，最好提前一天就把入场时间、等待页面内容、是否需要审核参会人这些设置好，我有次忘了设置“自动入场时间”，会议开始后参会人都卡在等待区进不来，我在后台狂点“批准”，手忙脚乱的样子被同事截图做成了表情包。
一定要提前测试功能,尤其是第一次用，找个同事模拟参会人，从点击链接到进入等待区再到被批准入场，整个流程走一遍，上次我设置了自定义背景音乐，结果没测试音量，会议当天音乐声音大到盖过人声，只好临时关掉，尴尬得想找地缝钻进去。
保护参会人信息别大意,等待区只显示必要的信息，比如姓名和公司，别把手机号、邮箱这些敏感内容放上去，有次看到一个会议的等待页面居然显示了参会人的身份证号后四位，虽然打了码，但还是让人觉得不安全，这种细节一定要注意。
会议中多看看等待区队列,别光顾着讲内容，时不时瞟一眼后台，有没有人在等待区待太久，或者显示“连接失败”的情况，上次有个重要客户网络不好，在等待区卡了10分钟，我没及时发现，后来客户直接退会了，差点影响合作，现在每次开会我都把等待区窗口放在屏幕旁边。
和同类工具比Waitroom有啥不一样
和Zoom自带的等待室比,Waitroom灵活多了，Zoom的等待室只能显示“正在等待主持人允许”，页面光秃秃的，参会人不知道要等多久，容易焦躁，Waitroom能自定义等待页面，放视频、议程、倒计时，甚至能让参会人在等待区提交问题，互动性强很多，我之前用Zoom等会议，干坐10分钟就想走，用Waitroom看会儿议程和视频，不知不觉就到时间了。
对比Teams的lobby,Waitroom兼容性更好，Teams的lobby只能在微软自家生态里用，如果你开会用的是Zoom或者Google Meet，它就无能为力了，Waitroom支持几乎所有主流会议平台，不管你用什么软件开会，都能接入它的等待区管理功能，上次和用Google Meet的国外客户开会，照样能用Waitroom管理入场，客户都惊讶“还能这么玩？”
和Hopin的等待区比,Waitroom更简单好用，Hopin是专门做大型线上活动的，功能复杂到像开飞机，光设置等待区就得学半小时，Waitroom界面像微信一样简单，注册后跟着引导点几下就能用，我奶奶都能在5分钟内学会设置等待页面，对中小团队来说，Hopin太“重”，Waitroom刚好“够用又不复杂”。
比起Calendly的会议预约,Waitroom更专注入场管理，Calendly主要帮你约会议时间，解决“什么时候开会”的问题；Waitroom解决的是“开会时人怎么进来”的问题，两者虽然都和会议相关，但侧重点完全不同，不过要是能把Calendly的预约功能和Waitroom的入场管理结合起来，开会体验估计能再上一个台阶。
怎么用Waitroom提升线上会议效率
第一步先注册登录,打开Waitroom官网，用公司邮箱注册个账号，然后绑定你常用的会议平台，比如Zoom、Teams这些，跟着提示授权就行，不到1分钟就能搞定，我第一次注册时还担心要填一堆信息，结果就输了个邮箱和密码，比注册外卖软件还简单。
第二步创建会议,点击“新建会议”，填好会议主题、开始时间，然后设置等待规则，这里有两个选项：“自动入场”和“手动批准”，我组织内部周会就选“提前5分钟自动入场”，大家到点自己进来；对外的客户会议就选“手动批准”，我得先确认是邀请的人才能放进来，避免陌生人闯入。
第三步设计等待页面,这步能让会议质感提升一大截，上传公司logo，选个柔和的背景色，再把会议议程复制进去，10:00-10:10 产品更新”“10:10-10:30 问题讨论”，我还加了个倒计时，参会人一看就知道还要等多久，上次有个客户说：“你们这等待页面比我们公司的官网还好看。”
第四步邀请参会人,生成会议链接后，直接复制到微信群或邮件里发出去，参会人点击链接就会进入等待区，他们看到的页面就是你刚设计的那个，不用担心走错地方，我习惯在链接旁边加一句“进入后请耐心等待，主持人会邀请您入场哦”，避免有人以为链接失效了。
第五步会议中管理入场,会议开始前5分钟，打开Waitroom后台，就能看到等待区的参会人列表，想让谁先进来就点谁的名字后面的“批准”，也可以勾选几个人点“批量通过”，上次部门开会，我先把领导批准入场，让他先调试设备，等其他人到齐了再一起放进来，整个过程井然有序。
第六步会后看数据报告,会议结束后，Waitroom会自动生成一份报告，告诉我多少人进入等待区、多少人实际参会、平均等待时间多长，我用这个数据调整会议时间，发现周二下午参会人等待时间最短，后来就把重要会议都安排在周二下午，参会率果然提高了。
我用这个流程组织会议后,平均每次会议能节省10分钟准备时间，参会人迟到率从20%降到了5%，同事都说“现在开会终于不用先‘清场’了”，其实线上会议效率低，很多时候不是内容问题，而是入场环节没管理好，Waitroom刚好帮我们解决了这个“小麻烦”，却带来了“大改变”。
常见问题解答
Waitroom能和哪些会议软件一起用啊？
超多种！像咱们常用的Zoom、Teams、Google Meet，还有国内的腾讯会议、飞书会议，它都能连，我试过用腾讯会议开班会，照样能用Waitroom管理入场，完全不挑软件，官网说还在加新的，以后可能连钉钉会议也支持，反正现在主流的都能搭，不用担心用不了。
用Waitroom要不要花钱？
基础功能是免费的！注册就能用，像排队管理、简单的等待页面自定义这些都不要钱，不过要是想要高级功能，比如把等待页面的Waitroom logo去掉，或者导出详细的参会数据报告，可能就得付费啦，官网没写具体价格，得联系客服问，估计是按你要的功能多少来定，普通用用免费版足够啦。
怎么让参会人按顺序进会议？
很简单！参会人进等待区后，系统会自动给他们排个队，你在后台能看到谁先来谁后来，想让他们按顺序进，就从队列第一个开始点“批准”，点一个进一个，跟电影院检票似的，要是有重要的人想让他先进，直接把他拖到队列最前面就行，想咋排就咋排，超灵活。
Waitroom能看到谁在等开会吗？
能啊！主持人后台有个等待队列列表，上面会显示每个等待人的名字、进等待区的时间，有的还能显示公司或部门，上次我开会，看到老板在等待区等了3分钟，赶紧先把他放进来，不然老板等急了可不好，不过只能看到这些基本信息，隐私的东西看不到，放心啦。
Waitroom安全不，信息会不会泄露？
挺安全的！它用的是加密技术，参会人的信息不会随便泄露，我特意去官网看了，说数据都是存在安全服务器里，而且你可以自己设置等待区显示哪些信息，不想让人看到的就不填，我们公司IT部门审核过，说没问题才让我们用的，到现在也没出过信息泄露的事，放心用吧。
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