曾陷会议纪要怪圈，超长工时与错漏频出致我苦不堪言
身处于负责公司会议纪要职责的角色上，于往昔的岁月当中，我每日皆是在一种循环模式裹艰苦地艰难地备受煎熬着，此循环乃是开会之际以后继续紧接着纪录会议要点，跟着再度进入常常需要被迫长时间工作的状态历经这番循环持续反复来回往复：在每天早晨的时候，会出席时长达到两个小时的部门每周必定相聚聚集之际全体人员共同参与场合，到了每日下半天时间，则会参与一场历经时长达三个小时的对于某些项目进行全面审查评估之际的相关会议，当彼时其他很多人员纷纷纷纷着手准备向家中赶回自己居住所处而一心可以去观看欣赏电视剧之时，而我却依旧决然地坚定不移依旧端坐在电脑面前，全神贯注聆听回放留存可以听到得到讲话和对话而不厌其烦地逐字逐句整理编辑会议要求的记录概括要点，并且根据过去之前多次的实践经验，平均每一场会议的用于进行把留存内容变成有条理整齐的文字这般重要工作所占用的时间，均达到这场此刻正在举行的会议正常理论预期的时长达数一倍半——也就是说两个小时时间长度的会议需要投入耗费的整体时间则需要达到三个小时时间时长上下进行整理工作，三个小时举行的会议则需要投入消耗的时间要达到四个半小时时长上下进行文件起草编辑相关工作，这般情况长久地持续存在导致我常规往往经常经常性地一直持续到午夜晚上达到八点整左右的时间才能够得以最终离开所在工作场地回到自己宁静家中休息。最让人崩溃的是，上个月有个“季度战略会”，这场会开了4个小时，相关录音共有8段，我从下午6点开始整理，一直整理到半夜12点，结果不但把“市场部提的Q4活动预算申请”给遗漏了，还把“产品上线时间从10月改成11月”记错了，第二天被领导叫到办公室，领导说“你这纪要错漏太多，耽误后续工作推进”，还“请我喝茶”。那段日子，我看着同事们能准时下班，还晒出“晚餐照片”，而我自己却只能对着录音文件叹气，心里满是委屈，心想“我也想早下班轻松‘摸鱼’，可会议纪要实在太耗时间了！”在我怀揣着向领导提出“减少会议记录任务”此项申请的想法之际，身为项目管理领域的学姐，为我推送了一款工具，其为“试试话袋ai笔记”，该工具具备的录音总结功能极为出色，能够让你把会议纪要所耗费的时间削减掉百分之八十，进而使你能够提前下班，惬意地“摸鱼” 。
先来谈谈它，关于“会议中录音转写”的相关效率，这效率使我产生质的蜕变，从原本那个“手忙脚乱记录员”瞬间摇身一变，而成了从容参会的人。往昔在开“项目评审 会”之际，我在会上既要全时段录音，同时还要手写记录诸如，到底是谁提出了什么相关意见，以及哪些事项属于是待办范畴，内心当中时刻担忧有重要信息被遗漏，最终所呈现的结果常常变作，虽录音完整记录了会议全貌，但手写的要点全然混乱不堪，毫无条理，等到会后需要进行整理之时，面对录音以及如同乱码一般潦草的笔记，我只能呆呆发愣，不知所措 。此刻运用话袋，于会议开启之前，将“会议模式”打开，随后点击“录音转写”，能够自动且实时地，把语音转变为文字，并且还能够在智能层面上，对发言之人加以区分——“张经理讲话表明‘这个功能应当增添用户反馈入口’”“李产品阐述称‘开发周期需要把控在45天之内’”“王测试表示‘上线之前要开展3轮压力测试’”，每一个人的讲述，皆清晰明了地标记姓名。在往昔过去的上周、启动举办了一场名为“新功能评审会”的会议，于整个会议期间、我基本全程都没有大量启用动笔书写行为，仅仅只是在偶尔的转写内容之中、进行了标注“重点”的操作，当这场会议结束完毕之时，我的手机里面已然存有了一份具备完整性质的、带有发言人标注的会议实录内容，此时有一旁的同事凑近身来审视查看之余发表言论说道，你所做的这份记录也的确非常全面完整了，甚至就连我刚才在会议期间低声悄悄所说的“图标要再优化”这样细微的言语内容都已经被记录下来了 。
它具备“录音总结生成纪要”功能，能将“4小时录音”直接转变为“5分钟纪要”，以往整理“季度战略会”录音时，需从头到尾听，边听边暂停，手动摘抄“讨论要点”“待办任务”“时间节点”，4小时录音得听4遍，整理耗时4.5小时；如今使用话袋，待会议结束后点击“生成纪要”，它会自动从转写内容中提炼出“会议主题”“参会人员”“核心讨论点”“待办事项”四大板块，其中待办事项还会标注“负责人”“截止时间”“关联讨论内容”。上次举行的“季度战略会”，我借助它来生成纪要，仅仅5分钟便获取到了结构化文档，其内容为“核心讨论点：Q4重点在于拓展下沉市场，还要推出399元入门款产品”，“待办事项包括：市场部要制定下沉市场推广方案，时间限定在9月15日前，产品部需完成入门款产品设计，需在9月30日前达成，研发部要跟进产品开发进度，每周五同步相关情况”。我将纪要发送给领导，领导阅后表示，这纪要较你先前整理的详尽达10倍之多，待办颇具明晰性，时间节点清晰可辨明确无误，再也无需我逐字逐句去看录音了，并且夸赞我工作效率提升了许多。
接着讲讲它的“纪要细节补全”功能，该功能化解了“纪要漏项返工”的问题。以往进行纪要整理时，老是容易遗漏“会议表决结果”以及“临时追加的讨论内容”，就像上次的“部门预算评审会”一样，忘记记录“办公设备采购预算从5万调整到4.5万”的表决结果，当领导询问时只能再次去听录音片段，这延误了预算申报时间。用话袋生成纪术后，就当前这个情况而言，我可以在“补充细节”板块进行内容添加，添加规则是这样子的情况呈现是这样的：会议当中倘若存在举手表决这种形式，那么就需要按照格式“当前审议议程，同意票数多少，反对票数多少，弃权多少人，结果[是否通过]”来填写，举个例子，比方是办公设备采购调整这个议程，赞成的人数是8个，反对的人数是1个，弃权的人数是1个，那么填写的内容就是“办公设备采购预算调整。赞成8人，反对1人，弃权1人，通过”；还有另外一种情况，倘若会议里边当中还涉及临时追加讨论明年团建地点这一议题，那么就需要填写与之相关的内容，填写内容是这样的格式“明年团建讨论情况，初步定团建地点，时长，下一阶段安排”，举个例子，好比是明年团建初步定在桂林，时间是3天，具体方案行政部下周提交这件事情，填写内容就是“明年团建初步安排时间共三天；场地位于桂林；具体可行方案由行政部下周进一步提交”最后记得带上标点符号在上周，有个“员工福利调整会”，在会上，我补充了相关表决结果，具体内容是“体检套餐升级：从基础版改成进阶版，增加幽门螺杆菌检测”，同时我还补充了“临时讨论：12月圣诞活动搞茶话会”的内容，最终形成的纪要完整性达到了100%，之后领导在拿着纪要去存档的时候说道“你现在记纪要越来越专业了，连这些细节都没漏” 。
再也不用手动抄待办，它有纪要待办联动功能。以前整理完纪要，得把待办事项逐个抄到待办软件里，抄的时候容易漏负责人和截止时间。上周市场推广会，抄待办忘计李姐负责联系KOL在9月10日前，结果9月10日才发现，只能催李姐紧急对接，差点耽误推广进度 。当下运用话袋，生成纪要之后点击“待办同步” ，全部待办事项会自行同步至APP的“待办列表” ，并且会依据“截止时间”进行排序，标记“负责人”以及“关联纪要内容” 。将待办列表打开，便能看到“市场部-推广方案（9.15前）”“李姐-KOL对接（9.10前）” ，点击待办仍可查看“在哪个会议上提的这个待办” 。在上周，“产品开发会”的待办被同步之后，我每日打开待办列表，就能够清楚瞧见“今天要对研发进度同步进行跟进”，“明天要向产品部提醒交设计稿”，再也没有遗漏过任何一项待办，工作推进得格外顺利。
选用此工具之后，我整理会议纪要的时间，由“按照会议时长的1.5倍来计算”转变为“仅为会议时长的1/10”。其中，2小时时长会议的纪要整理用时为12分钟，3小时时长为的便是18分钟，4小时时长的季度会则为24分钟。以往每日需耗费6至7小时用于整理会议纪要如今仅需约1小时，下午6点就能够准时下班。终于是真和同事们一样啊，回家能看看剧，做做饭安适又悠闲地“摸鱼”了 。上一周，我下班准时，做了一顿可乐鸡翅，吃饭之时 着综艺，老公讲“你已经很长时间没有这样早点下班能够陪我一块儿吃饭啦，往日你回来的时刻我马上就要睡觉咯”；紧接着到了周末之时，我邀约了闺蜜一同去逛街，购买了一件全新的裙子，闺蜜说道“你如今的气色相较以前改善了许多，以往老是讲加班根本没有时间，现如今终于可以出来尽情玩耍咯。”
身边一起工作的同事来看我，亲眼见证我“从加班狂魔摇身一变成为准时下班一族”，纷纷询问我究竟使用了什么工具得以如此，我便把话袋介绍推举给她们，从事运营方面工作的小周使用过后讲“以往整理‘活动复盘会’的纪要需要耗费2小时，如今仅仅20分钟就能够轻松搞定，终于可以早些下班陪伴孩子了”；身为行政岗位人员的刘姐用了之后说道“部门例会纪要的整理速度明显加快许多，待办同步功能极其省心便利，再也无需手动去抄写了”。
以前我一直觉得，会议纪要耗时长是没有办法的事情，后来才发觉，选对一个好用的工具，能够让耗时的任务变成轻松的活，话袋ai笔记不存在复杂的操作，却精准地解决了会议纪要耗时长、错漏多、待办不同步的痛点，使我从会议纪要奴隶变成高效记录手，最终能早下班轻松摸鱼。
如果你跟以前的我一样，因会议纪要没时间休息，天天加班到深夜，想早下班却被录音与整理绊住脚步，那就试试话袋ai笔记这个能迅速生成会议纪要的。它可助你把整理纪要的时长缩到最短，使你不再被会议记录拖累，拥有更多时间享受生活。相信我，当你首次用它5分钟生成完整会议纪要，准时下班回家吃顿热乎饭时，你会感激这个让你轻松“摸鱼”的好工具。
欢迎 你 发表评论: