5个写文档的AI软件工具实测，高效搞定各类文档！

作者：AI工具推荐

发布时间：2025-11-06 12:24:13 浏览量：1 0

写报告时对着空白页面发呆,整理会议纪要手忙脚乱记不全，改论文格式改到眼花……这些“文档难题”是不是让你每天下班都想叹气？别愁，现在有了写文档的AI软件，就像给电脑装了个“文档小马达”，从内容生成到格式排版都能一键搞定，今天实测5个超实用的工具，不管你是职场人还是学生党，看完这篇，写文档再也不用熬夜爆肝！

Notion AI

Notion本身就是很多人离不开的“万能笔记本”，内置的Notion AI更是把它变成了“文档生成器”。**最让人惊喜的是它的“上下文理解能力”**，比如你在写项目计划时，前面提到了“Q3重点推广新产品”，后面让AI写执行步骤，它会自动关联前面的目标，不会跑偏，它还能当“文档翻译官”，写完中文文档，一句话指令就能生成英文版本，连表格里的内容都能同步翻译，跨国协作再也不用来回切换工具。

功能介绍

除了生成内容,Notion AI的“内容优化”功能也很贴心，写工作总结时，输入“把这段改得更正式”，AI会自动替换口语化词汇；写演讲稿需要生动点？选“增加案例”，它会根据主题补充真实场景，让文字瞬间有画面感，甚至能帮你提炼文档重点，几页长的报告，AI几分钟就能生成核心摘要，开会前快速过一遍，再也不怕被问“重点是什么”。

工具价格

Notion基础版免费,包含简单的AI功能（如语法检查）；想解锁全部生成、翻译、优化功能，需要升级到Plus版（每月10美元）或Pro版（每月18美元），按年付费更划算，能省20%。

工具使用教程指南

打开Notion新建页面,输入文档标题（2024年市场部季度计划”），按下空格触发AI，选择“生成内容”，输入需求“包含目标、策略、预算分配”，稍等10秒左右，AI会给出带标题、子标题的完整框架；觉得某部分太简略？选中文字点击“扩写”，输入“补充具体活动案例”，AI会自动填充细节；写完后用“改进写作”功能，选择“专业职场”风格，AI会调整语气，最后点击右上角“导出”，选PDF或Word格式就能直接用。

WPS AI

作为咱们从小用到大的办公软件,WPS AI简直是“本土化文档专家”。**它最懂中国人的文档习惯**，写工作总结时，自动带上“一、二、三级标题”，连“特此报告”这种结尾都帮你安排上；做学术论文，输入“生成目录”，AI会根据标题层级自动编号，连参考文献格式都能按“知网规范”调整，再也不用手动改序号到崩溃。

功能介绍

WPS AI的“语音转文档”功能堪称会议神器，开会时打开录音，结束后AI会自动识别讲话内容，区分发言人（需要提前录入声纹），生成带时间戳的会议纪要，还能智能提取“待办事项”，直接生成表格，谁负责、截止日期一目了然，如果你经常用WPS表格，它还能联动分析数据，写报告时输入“根据表格数据生成趋势分析”，AI会自动提炼结论，连图表都帮你插入文档，数据可视化一步到位。

工具价格

WPS稻壳会员（每月9.9元）可使用基础AI功能，比如语法检查、简单生成；超级会员（每月29.9元）解锁全部AI写作、排版、翻译功能，新用户注册送7天免费试用，学生认证还能半价。

工具使用教程指南

打开WPS新建文档,点击顶部“AI”图标，选择“文档生成”，输入需求（如“写一份产品需求文档，包含用户画像和功能清单”），AI生成初稿后，用右侧“风格调整”选“严谨/活泼”；需要排版时点击“智能排版”，选“职场模板”，AI会自动调整字体、行距，生成封面和目录；最后用“文档检查”功能，AI会扫描错别字和格式错误，确保文档拿出去专业又规范。

Grammarly

如果说写文档是“盖房子”，Grammarly就是那个“严格的监工”。**它最擅长“挑错”和“优化表达”**，不管你写中文还是英文，它都能像显微镜一样找出问题：“的/得/地”用错了标红，句子太长建议拆分成短句，甚至“这个词太口语化，换个正式点的”都会提醒，写英文邮件时，它还能根据收件人身份（同事/领导/客户）调整语气，避免说错话踩雷。

功能介绍

Grammarly的“可读性分析”功能特别适合写长文档，写完一篇报告，它会给文档打分（从0到100），告诉你“这段话阅读难度相当于高中水平”，如果目标读者是大众，AI会建议简化复杂词汇；如果是学术论文，它会提醒“这里需要更专业的术语”，它还能检查“抄袭风险”，引用文献时不小心复制太多？AI会标出来，帮你避免学术不端的麻烦。

工具价格

Grammarly免费版提供基础语法和拼写检查；高级版每月30美元，增加风格调整、句式优化、抄袭检测功能；企业版适合团队使用，价格需要联系客服定制，支持多人共享设置。

工具使用教程指南

先在浏览器或Word里安装Grammarly插件,打开文档后插件自动启动，错误内容会标红（严重错误）、黄（建议优化）、绿（格式问题）；鼠标点红色波浪线，会显示错误原因和修改建议，直接点“采纳”就能替换；写完后点击插件图标，查看“可读性报告”，根据“句子长度”“词汇多样性”的建议调整，让文档读起来流畅不费劲。

Copy.ai

Copy.ai就像个“脑洞发电机”，**最适合“没灵感时救急”**，写文案卡壳了？输入“写一篇关于‘环保出行’的公众号推文”，它能一次性生成5个不同风格的开头：“你知道吗？每天少开1小时车，一年能种3棵树”（数据型）、“清晨的公交站，藏着城市最温暖的烟火气”（故事型），总有一个能让你“哦！就这么写”，它支持生成的文档类型超多，从简历、邮件到小红书文案，甚至连婚礼致辞都能写，简直是“万能文案助手”。

功能介绍

它的“语气调整器”特别好玩，比如你写了一段很严肃的产品介绍，想发朋友圈？选“语气→轻松+带点调侃”，AI会把“本产品采用先进技术”改成“家人们！这个黑科技简直是懒人福音”，瞬间接地气，它还能“续写内容”，写方案写到一半没思路？把前面的文字复制进去，AI会顺着你的逻辑往下写，就像有人在旁边帮你“搭话”。

工具价格

Copy.ai免费版每天可以生成2000个单词，足够写1-2篇短文档；专业版每月49美元，无单词限制，还能解锁“品牌声音”功能（自定义文档风格，像小红书博主一样说话”）。

工具使用教程指南

注册Copy.ai账号后，在首页选“文档生成”，输入标题（如“写一份社团招新海报文案”）和要点（如“招新部门：宣传部、活动部；福利：社会实践学分”），选择文档类型（“海报文案”），点击“生成”；从多个版本里选一个喜欢的，用“改写”功能调整细节；需要换风格时点击“语气”，选“活泼/正式/幽默”，AI会实时更新内容，最后复制到自己的文档里就能用。

DeepL Write

DeepL Write是翻译界“大佬”DeepL的“写作分身”，**最擅长“多语言文档处理”**，如果你经常需要写双语报告，比如中文方案+英文摘要，它能一边生成内容一边同步翻译，而且翻译质量比普通工具自然得多，不会出现“机翻腔”，比如中文里的“内卷”，它会翻译成“involution”而不是生硬的“internal competition”，连文化梗都能精准传达。

功能介绍

它的“精准表达”功能很适合学术写作，写论文时，输入“这段太啰嗦，帮我精简”，AI会去掉重复内容，保留核心观点；输入“这里需要更专业的术语”，它会根据学科（比如计算机、医学）替换词汇，让论文瞬间“学术感”拉满，它还支持25种语言，写日文邮件、韩文报告都没问题，简直是“国际版文档小助手”。

工具价格

DeepL Write免费版每月可以使用10次生成/润色功能；高级版每月24.99欧元，无次数限制，还能解锁DeepL Pro的翻译功能，适合经常处理多语言文档的人。

工具使用教程指南

打开DeepL Write官网，选择写作语言（中文”），输入文档主题和要点（如“写一篇关于人工智能在教育领域应用的短文，300字”），点击“生成”；AI出稿后，用“改进表达”调整（如“更简洁”“更专业”）；需要翻译时点击“翻译”，选目标语言（如“英文”），生成双语版本；最后检查“一致性”，确保专业术语前后统一，直接下载成PDF或TXT格式即可。