excel如何导入ai生成一篇问答内容
-
AI交换小白
默默无闻的知识库
excel如何导入ai生成一篇问答内容”这事儿，说白了就是把你Excel表格里那些零散的数据，交给AI工具“消化”一下，让它自动帮你生成一问一答的内容，打个比方，你Excel里记了一堆产品信息，像价格、功能、使用注意事项，你想让AI根据这些信息，琢磨出用户可能会问的问题，再配上对应的答案，这就是咱们今天要聊的核心，为啥要这么折腾呢？你想啊，要是手动写问答，数据少还行，要是Excel里有上百条信息，每条信息要写三五个问答，那得写到猴年马月去？AI就不一样了，它能批量处理，速度快不说，还不容易出错，简直是咱们这种“懒人”的福音。
举个小例子,我闺蜜是做自媒体的，她Excel里存了50篇文章的标题、关键词和摘要，想做一个“读者问答”板块，要是手动写，估计得熬两个通宵，后来她用了AI生成，把Excel数据导进去，半小时就搞定了200多条问答，连她自己都惊了，说“这AI比我还懂读者想问啥”，所以说，**AI生成问答的关键是让机器“读懂”你的Excel数据**，数据本身清不清楚、整不整齐，直接决定了AI能不能给出靠谱的答案，就像你跟别人说话，得把话说明白对方才能听懂，对吧？
可能有人会问,我自己手动写问答不行吗？当然行，但效率差太远了，比如你是个小老板，Excel里有100个客户的反馈，想整理成“常见问题解答”，手动筛选、归纳、组织语言，没个两三天搞不定，AI呢？你把Excel给它，告诉它“从客户反馈里挑出10个最常问的问题，用口语化的方式回答”，它唰唰唰就给你弄好了，还能帮你分好类，产品质量类”“物流类”“售后类”，省下来的时间你喝杯咖啡、刷刷剧不香吗？**而且AI生成的问答还能保持风格统一**，不会像手动写那样，有时候严肃有时候俏皮，看着乱糟糟的。
-
只问不答
这家伙很懒,什么都没有留下
接下来咱们说具体咋操作,不同的AI工具有不同的步骤，我挑几种常用的给你讲讲，保证你一看就懂，先从最简单的说起，如果你用的是新版Excel，也就是Microsoft 365，里面自带了Copilot这个AI助手，简直是懒人福音，你先打开你的Excel文件，确保数据都整理好了，比如每一行是一个知识点，列名最好是“产品名称”“功能介绍”“用户疑问”这种具体的名字，别用“列1”“列2”，AI会懵的，然后你点击顶部菜单栏的“Copilot”按钮，它会弹出来一个对话框，你直接跟它说“帮我根据当前表格数据生成问答内容”，就像跟同事说话一样自然。
这时候Copilot可能会问你“想要生成多少条问答呀？”“需不需要分分类呀？”，你就根据自己的需求说，每个产品生成3个问题，问题要像用户平时聊天那样问”，等个几十秒，它就会把生成的问答内容显示在旁边的面板里，你觉得没问题就可以复制到新的Excel sheet里或者Word文档里，这里要注意，**Copilot有时候会“脑洞大开”生成一些表格里没有的内容**，比如你Excel里明明写的“保修期1年”，它可能写成“保修期2年”，所以生成完一定要自己从头到尾看一遍，把不对的地方改改，别直接就用了。
要是你的Excel没有Copilot,也别急，装个第三方插件就行，比如ChatGPT的Excel插件，网上搜一下“ChatGPT Excel插件安装”，跟着教程一步步来，不难的，跟装个普通软件差不多！装好插件后，Excel顶部会多出一个“ChatGPT”的菜单，你选中你要处理的数据区域，比如从A1到E100，然后点击“生成问答”，插件会让你输入提示词，这时候你可得把需求说清楚，比如你可以写“请根据选中数据生成用户常见问题及答案，问题要口语化，像‘这个功能咋用啊？’‘坏了咋办？’，答案简洁明了，别超过两句话”。
输入完点“生成”，它就会调用ChatGPT的接口开始干活，你就等着就行，这里有个小窍门，**提示词写得越详细，AI生成的内容越符合你的要求**，我之前帮我妈试过，她Excel里是广场舞教学视频的信息，我提示词写的“针对50岁以上的阿姨，问题要亲切，这个动作膝盖疼能做吗？’‘音乐哪里能下载？’”，结果生成的问答阿姨们都说“听得懂、用得上”，比我妈自己写的那些“专业术语”强多了，所以写提示词别偷懒，多打几个字，效果差老远了！
要是你觉得装插件麻烦,也可以用在线的AI平台，比如百度的文心一言、讯飞星火这些，不用下载软件，打开网页就能用，步骤也简单，先把你的Excel文件保存成CSV格式，保存的时候点“文件”→“另存为”，然后在“保存类型”里选“CSV（逗号分隔）”，很好找的，然后打开文心一言的网站，登录账号，在对话框里说“我要上传CSV文件，帮我生成问答内容”，然后点击上传按钮，把CSV文件传上去，传完后，同样要给AI明确的指令，数据里是旅游景点的信息，生成游客可能会问的10个问题和答案，重点包括开放时间、门票价格、交通方式，问题别太长，答案别太啰嗦”。
等AI生成完,你可以直接复制结果，或者让它导出成新的Excel，方便你后续编辑。**用在线平台的好处是不用装软件，缺点是如果Excel里数据很多，比如有几千行，上传可能会慢一点**，这时候别着急，耐心等会儿，或者分批次上传，比如先传100行试试水，没问题了再传剩下的，我之前传过一个500行的产品数据，大概等了3分钟，AI就生成好了，比我手动写快多了，所以慢点也值！
-
冒险者飞飞
这家伙很懒,什么都没有留下
说完了步骤,再跟你唠唠注意事项，这些坑我都踩过，你可别再掉进去了！先说数据准备这块，这可是基础中的基础，**Excel里的数据不能乱糟糟的**，我之前帮朋友处理过一个Excel，列名写的“东西名”“多少钱”“咋用”，AI直接懵了，生成的问答乱七八糟，后来我把列名改成“产品名称”“价格”“使用方法”，AI一下子就懂了，生成的内容立马正常了，所以列名一定要具体、清晰，让AI一眼就知道这列是啥意思。
还有空值问题,要是某个单元格是空的，AI可能会瞎猜，比如你某个产品的价格是空的，AI可能生成“这个产品不要钱吗？”这种搞笑答案，所以记得把空值填满，或者删掉空行，数据格式要统一，日期就用日期格式（2023/10/1”），数字就用数字格式（别写成“99元”，直接写“99”），别混着来，不然AI处理的时候容易出错，就像你整理衣柜，衣服分类放才好找，数据也是一个道理，整整齐齐的AI才喜欢“吃”。
选AI工具也有讲究,不是越贵的就越好，得看你的需求，如果你只是偶尔用一次，数据量也不大，**在线免费的AI平台就够用了**，比如豆包、ChatGPT免费版，虽然生成速度可能慢点，次数有限制，但对付小任务没问题，省得花冤枉钱，要是你经常用，数据量又大，比如公司每个月都要生成问答，那还是建议用专业点的工具，比如Excel自带的Copilot（需要Microsoft 365订阅，一个月几十块钱），或者企业版的AI工具，功能更多，处理速度也快，还能保存你的生成记录，下次用的时候直接调出来，方便得很。
最最重要的一点,**AI生成的内容不是拿来就能用的，一定要自己从头到尾看一遍**！我之前帮我爸弄过一个Excel，里面是他收藏的古董信息，AI把“年代清朝”写成了“年代唐朝”，就因为Excel里那个单元格格式有点问题，差点让我爸在朋友面前闹笑话，还有些时候，AI会生成一些听起来很专业但实际不对的答案，比如把“重量500克”说成“重量500千克”，这种要是直接用了，别人一看就知道你不专业，所以检查的时候重点看数字、时间、关键信息，不确定的地方最好跟Excel原数据核对一下，别怕麻烦，这一步省了后面可能更麻烦。
哦对了,数据隐私也得注意！**Excel里要是有敏感数据，比如客户电话、身份证号、公司机密，千万别随便上传到网上的AI平台**！之前就有新闻说有人把公司的客户信息Excel上传到免费AI工具，结果信息泄露了，赔了不少钱，多不值啊！这种情况建议用本地部署的AI工具，或者公司自己的AI系统，数据不出本地，安全才有保障，要是不确定哪些数据敏感，就记住一条：涉及个人信息、商业秘密的，宁愿手动处理，也别冒险用在线AI，安全第一！
-
冒险者飞飞
这家伙很懒,什么都没有留下
光说步骤和注意事项可能有点干,给你讲几个实际应用案例，你就知道这方法有多好用了！先说说人力资源部门怎么用，我有个HR朋友，他们公司每个月新员工入职，都要准备入职问答手册，上下班时间是几点？”“社保怎么交？”“公司有啥福利？”以前都是她一条条手动写，Excel里员工信息一大堆，光整理就头疼，有时候加班到半夜，后来她学了这个方法，把员工手册里的关键信息（像制度名称、具体规定、执行时间）整理到Excel里，列名写成“制度类别”“具体条款”“员工可能问的问题方向”。
然后她用Copilot导入Excel,提示词写“生成新员工入职常见15个问答，语气亲切，像学姐跟学妹说话一样，别太严肃”，结果你猜怎么着？AI10分钟就搞定了，生成的问答特别接地气，咱们公司早上是9点上班，迟到10分钟内不算迟到哦，但别天天踩着点来哈，给领导留个好印象~”“社保从你入职当月开始交，钱会从工资里扣一点点，具体扣多少下个月工资条上会写，看不懂的话随时来问我！”新员工看着就觉得亲切，朋友说现在她每个月省出好几天时间摸鱼，简直不要太开心，**这个案例的关键是Excel数据要对应员工最关心的问题**，比如考勤、福利、晋升这些，AI才能生成有用的内容，不然写一堆员工不关心的，等于白忙活。
再说说教育机构,我邻居是做中小学辅导的，他们有个Excel表格，记录了学生常错的数学题，每道题有题目、错误原因、正确解法，以前老师都是课间一个个给学生讲，同样的问题一天要讲几十遍，嗓子都哑了，后来他们用文心一言导入这个Excel，生成“学生常错数学题问答集”，提示词写“问题要像学生平时问老师那样，这道题第一步为啥要先算括号里的？’‘我总是算错小数点，有啥窍门不？’，答案带点顺口溜，好记”，AI生成的问答里，有个“小数点计算”的答案是“小数点像个小逗号，计算之前对对齐，个位对个位，十位对十位，算完别忘点上它，不然数字变大吓一跳~”，学生们都说好记，现在错题问老师的次数少了一半，老师终于能按时下班了。
电商行业用这个方法也绝了！我表哥开了个淘宝店卖小家电，产品型号有20多种，每个型号的功能、使用方法、售后问题都不一样，客服每天要回答重复的问题，电煮锅怎么煮鸡蛋？”“吸尘器吸不动头发咋办？”累得不行，有时候还会答错，后来他把所有产品信息整理到Excel，包括“型号”“功率”“使用步骤”“常见故障”，然后用ChatGPT插件生成客服问答，提示词写“问题要口语化，像客户平时聊天那样，答案分步骤，别超过3步，简单明了”，比如针对“电煮锅不加热”，AI生成的问答是“问：电煮锅插上电没反应，不加热怎么办？答：1. 先看看电源插头有没有插紧，插座有没有电（可以插个手机充电器试试）；2. 再看看锅底有没有水，有些电煮锅有水干保护，没水不加热；3. 要是还不行，可能是加热管坏了，联系客服发售后哈，别自己拆！”客服直接复制粘贴就能回复，**现在客服每天处理的咨询量比以前多了一倍，回复速度还快了，客户满意度也上去了**，表哥说这方法简直是小电商的救星，省下来的时间他都用来研究新产品了，上个月还多赚了不少呢！
甚至连宝妈都能用！我表姐是宝妈，她有个Excel，记录了她女儿从出生到现在的成长数据，像身高、体重、辅食食谱、常见小毛病处理方法，她想整理成一本“育儿问答手册”，以后老人带孩子的时候照着看，用豆包AI导入Excel后，生成的问答特别实用，问：宝宝6个月体重15斤正常不？答：6个月女宝体重正常范围是12.1-18.3斤，你家宝宝15斤在中间呢，长得挺好，继续保持现在的辅食和奶量就行~”“问：宝宝辅食能加蜂蜜不？答：宝宝1岁以内别吃蜂蜜，里面可能有肉毒杆菌，宝宝肠胃弱，容易生病，等满1岁再吃哈！”表姐把问答打印出来给我舅妈，舅妈说现在带娃心里有底多了，再也不用天天打电话问东问西了。
-
ai进行曲
AI交换官方小编
其实excel导入ai生成问答内容真没那么难,就跟咱们平时用导航找路一样，跟着步骤走，多试几次就熟练了，现在AI工具越来越智能，咱们普通人也能享受到科技的便利，不用再当“表哥表姐”天天埋头整理数据了，你想想，以前整理100条问答可能要花一天，现在用AI半小时搞定，剩下的时间用来追剧、逛街、陪家人，不香吗？
刚开始用的时候可能会觉得有点懵,不知道提示词怎么写，数据怎么整理，没关系，多试几次就好了，我第一次用的时候，AI生成的问答乱七八糟，后来我把Excel列名改清楚，提示词写详细，慢慢就找到窍门了。**就像学骑自行车，一开始摔几次很正常，学会了就再也忘不了**，而且现在网上有很多教程，你搜“Excel导入AI生成问答教程”，能找到一堆视频，跟着学更简单，比我在这儿说半天还直观。
还有个小技巧,你可以把生成好的问答再导回Excel，按“问题类型”“使用场景”分分类，下次用的时候直接筛选，方便得很，比如你生成了100条产品问答，可以在Excel里加一列“分类”，分成“价格类”“功能类”“售后类”，以后客服需要哪个类别的问答，直接筛选出来复制就行，不用再重新生成了，这种小细节能让你效率更高，试试就知道！
最后想说,科技发展就是为了让咱们的生活更轻松，别害怕用新工具，大胆尝试一下，下次你要是再遇到需要写问答的活儿，不管是工作上的还是生活上的，赶紧试试Excel导入AI这个方法，保证让你效率up up，同事都得羡慕你“偷偷”学会了新技能，绝绝子！要是你试了觉得好用，记得回来告诉我，咱们一起交流经验呀！
欢迎 你 发表评论: