利用AI工作流将零散日志自动转化为清晰汇报材料的实践分享
两三天之前，部门新过来的名为小王的人跟我抱怨说道：“哥啊，我快要因PPT而被折磨得疯狂了！领导突然间要求我明天去做试用期阶段的答辩汇报，而我手里面存在着的仅仅是平常所写的周报，这究竟该如何去应对啊？”。
这个场景，你是不是也似曾相识？
每个月，有那么几次，每个季度亦是如此，我们需要将平日里零零散散的工作内容，强行塞进一个所谓「高大上」的PPT里。熬夜至凌晨三点，会对着电脑屏幕发呆，此时脑子里仅存一个念头：「我这几个月究竟干了啥？」。
身处AI时代；我们能够运用一套AI工作流；让那大模型来帮我们去做这些重复性工作；并非单纯就「用AI生成PPT」那般；而是要使得AI切实成为我们的工作当中可以依托的助手；得把那些零散的工作日志；自动转变为有着清晰结构、突出亮点的汇报材料 。
刚刚过去的那段时间恰好进行了分享，紧跟着我便接着分享这名为「工作汇报PPT制作的AI工作流」的一套内容，确保能使你从身为「PPT恐惧症」患者的状态，转变成为「汇报达人」。
先想清楚：到底什么样的汇报才算「好」？
话说在提及具体方法之前呀，咱们必须先弄明白一个问题呢，那就是究竟什么样的工作汇报PPT，才能够算得上是「好」的呀？
鉴于我历经多年进行汇报以及聆听汇报所积累的经验，称得上好的工作汇报实际上存在着三个标准，。
第一，逻辑务必清晰，并非是将你所做过的全部事情都一一罗列上去，而是要使得领导一眼便能瞧出，你在这段时间的工作是具备主线的，是拥有重点的，是存有成果的，恰似讲一个故事那般，有着开头，有着发展，有着高潮，有着结尾。
其二，数据需精准无误。谁都能够只凭嘴巴宣讲，然而唯有借助数据来阐述观点，才具备令人信服的力量。项目达成了何种比例，节约了多少成本，创造了多少收益，这些均得有确切的数字予以支撑 。
首先，存在第三点，那就是亮点应当被突出。其中，领导最为关心的内容是，也就是你做了哪些是别人未曾做到的事情，还有解决了何种棘手的问题，以及创造了怎样的价值。而这些可被称为「闪光点」的部分，必须得重点予以突出，绝不能够埋没于一大堆特别琐碎的事务当中。
那么问题来了：为什么很多人做不好这个转化？
核心难点在于「三个不匹配」：
信息密度存在不匹配的情形，周报是用来写给自己了解的，其可以详细地将每个细节进行记录，而汇报是呈现在别人面前的，这就需要在5到10分钟的时间范围内让领导能够快速地达到理解的状况，从在周报里面进行详细记录转变到向领导进行精炼式的表达，在这一环节当中很多人都无。
我们所面对的情况是，结构框架出现了不匹配的状况。周报它是依照时间顺序来进行记录的，记录的内容包括今天做了哪些事情，以及明天计划要去做啥。然而呢，好的汇报应当是按照主题来加以组织的，具体来说就是这块工作呈现出了什么样的成果，那块工作又有着怎样的亮点。从「时间线」到「主题线」这样的转变过程当中，是需要重新去进行梳理一番的。
价值的不同层次呈现出不相符的状况。每周的例行报告所侧重点在于「我做了怎样的各项事宜」，而向上汇报时所需要阐述并回应的则是「我由此创造出了什么样的价值」。从「仅是事务的局面层次」跨越到「关乎价值的层面范畴」，这样的一种提升转变是极为艰难困难的。
而这，正是AI最能发挥作用的地方。
AI并非是替代我们去进行思考，而是协助我们做那「信息整理」以及「结构重组」的既脏又劳累的工作。它能够在短短几分钟之内，从我们历经几个月所撰写的周报之中，提炼出其中的核心要点内容，梳理出具备逻辑的框架结构，找寻到真正突出的亮点之处。
关键是，我们要学会「指挥」AI，而不是「依赖」AI。
重头戏：8步AI工作流详解
好嘞，关键要点出现啦！紧接着我即将去分享的这一套「8步AI工作流」，乃是我历经了不计其数的实践从而归纳出来的精粹。严谨依照此流程前行，必定能让你从「周报堆」当中迅速提取出一份具备高水准的汇报材料。
第一步：工作日志导出（数据基础）
这一环节极为关键，然而众多人却将其忽视了。切莫等到即将进行汇报之际，才赶忙临时抱佛脚，平常就应当培育形成「仔细撰写周报」的惯习。
要详细说明具体该如何去做呢？倘若你所运用的是像钉钉、飞书这样的办公软件，那么每周自然而然地就会具备工作日志这一功能了。请牢记这样一个原则，即写得越是详尽细致，后续就会越发省事便利。
不要只写「完成了XX项目」，而要写：
这些数据，乃是供你后续进行AI分析所用的「 原材料」，原料质量若高，成品质量自然而然便会良好。
第二步：AI梳理分析（内容提炼）
这一步是整个工作流的「灵魂」。
先将你的工作日志导出，之后把导出的工作日志交给AI，这里我使用的是国产的，推荐使用Kimi，按照这样的提示词：
我身处一家从事XXX工作的科技类企业，担当XXX这样一个职位，在其中主要承担着XXX方面责任，这是我最近三个月时间段内所产出的工作周报，烦请你在详细阅读完毕之后，协助我梳理清楚这近三个月期间的工作具体情况以及所取得的工作业绩，以此方便我在之后能够顺利开展XXX汇报工作。
注意几个关键点：
AI 会给出一份条理分明的梳理成果，涵盖你所开展的关键工作有哪些，达成了哪种成果，产生了怎样的亮点。（当然啦，你能够借助多轮对话，将领导或许会更为关注的主题给予 AI）。
第三步：汇报大纲生成（结构搭建）
拥有了基础梳理这样一个前提啦，紧接着的下一步呢，便是要使得人工智能根据汇报场景，进而生成恰当合适的大纲哟。
不同场景，大纲是不一样的。比如转正答辩，通常包括：
你能够给予AI一个模板，或者让它依据你的特定情形去进行设计，重点在于要使得AI清楚，这个汇报是面向谁去展示的，以及要达成什么样的目标 。
第四步：完整内容扩展（细节填充）
大纲确定后，就要让AI根据大纲，扩展成一份完整的汇报内容。
参考提示词：
请你根据汇报大纲扩展成一份完整的PPT汇报内容文字版给我。
留意，此地所需的是「文字版本」，并非PPT。缘何如此？鉴于文字版本相较而言更易于进行修改，更易于去补充细节，并且更易于在后续阶段予以调整 。
交给AI做的话，会得到一份细致的文字稿，针对每一页所写内容，以及用以支撑的相关数据，还有用于说明的具体案例，都会被安排得清清楚楚、明明白白。之后需将该文档导出，或者复制到飞书文档里，以便用于后续的编辑操作。
第五步：图文素材整合（证据支撑）
这一步是「人工干预」的关键环节。
麻烦你明确一下需要加入的具体内容呢，你只是说了需要根据文字稿加入，但没说明到底加什么呀，请详细补充一下相关信息。
这些真切的素材，是你所汇报的「确凿实证」，具备了这些，你的汇报便不再是空洞无物的说辞，而是充满实质内容的事实。
第六步：PPT大纲优化（视觉规划）
内容确定后，就要考虑「怎么呈现」的问题了。
把整理好的图文内容再次交给AI，让它帮你设计PPT大纲：
附件之中，是我所整理的XX工作汇报 PPT 的汇报内容图文版本，请依据这个资料，帮我对 PPT 大纲予以梳理，要求：
层级结构，它被严格地划分，其中包括一级标题，也就是章节，还有二级标题，即分论点，另外还有三级标题，是具体内容要点 。
视觉提示：为每页标注建议的图表类型（如柱状图、流程图等）。
页数控制：总页数15-20页，每章节分配合理。
在这一步，人工智能会从「观众视角」出发，帮你进行内容呈现的优化，告知你哪些地方应当运用图表，哪些地方适合采用流程图，哪些地方需要着重突出 。
第七步：AI一键生成（初稿速成）
有了详细的PPT大纲，接下来就是「见证奇迹的时刻」。
以WPS的AIPPT功能，或者别的AI能生成PPT的工具，将大纲导入进去，便可以一键生成PPT的初稿 。
由这一步所生成的PPT，其结构是专业的，其配色是专业的，其排版也是专业的，你仅需进行「微调」便可。
第八步：细节调整完善（品质提升）
最后一步，也是最关键的一步：人工审核和完善。
AI生成的PPT再好，也缺少「你的理解」。你需要：
这一步，是把「AI的作品」变成「你的作品」的关键。
进行完这8步，一份具备高质量的工作汇报PPT便完成了。由原本的「三五天」转变至如今的「一两个小时」，效率提升幅度超过了10倍。
甚至更为关键的乃是，质量方面具备着更为可靠的保障。这是由于，经由AI帮你进行条理梳理所获取的逻辑，以及提炼得出的亮点，通常而言，相较于你单纯凭借主观臆想出的内容，会呈现出更为系统的特性，同时也更为全面。
底层逻辑：为什么这套方法这么有效？
当你看到此处，或许会这般询问，这一套方法真的存在如此神奇的状况吗，其背后含有的原理究竟是什么，到底怎样呢 ？
事实上，这一套被称作「AI工作流」的，其处于底层层面的，所具备的逻辑是简便的，是那种标准化的流程，再加上AI所赋予的能力 。
标准化流程的价值
按照传统的PPT制作方式，最为突出的问题在于「随意性」程度颇高。做PPT时，每个人所采用的方法不尽相同，如此一来，质量便呈现出高低不一的状况。存在这样的情况，部分人逻辑条理清晰，基于此做出的PPT质量就较为优良；而另外一些人思维较为跳跃，依据这种思维做出的PPT就显得杂乱无章。
这套被称作8步的工作流，将「从周报到PPT」的这一过程予以标准化，每一步具体要做些什么，以及该如何去做，均有着清晰明确的要求，如此一来，无论是什么人来进行操作，都能够确保基本的质量 。
更关键的是，标准化的流程致使「AI赋能」得以实现，AI在「重复性、标准化」任务的处理方面最为拿手，你将一套标准化流程给予AI，它能够迅速且精准地达成 。
AI赋能的本质
以这套工作流的角度而言，AI所具备的作用，并非是那种将人予以替代的情况，而是能够对人的能力起到一种放大的效果，这是其作用重点所在 。
具体来说，AI做了三件事：
首先，关于信息处理这一方面，AI具备这样的能力，它能够在短短几分钟的时间之内，从你历经几个月所生成的周报当中，迅速地提取其中的关键信，息然后梳理出主要涉及的内容。而此项工作要是由人工去进行操作的话，很有可能需要耗费几个小时的时长呢。
其次，是结构的进一步优化，人工智能能够基于「受众之视点」协助您对内容架构作出优化，向您明示什么位置存在重点突出之必要，还有哪些地方需要增添细节，而此项能力恰是众多职场初入者最为匮乏的 。
其三，也就是效率得到了提升，AI生成PPT的速度要比对之下人工进行生成的速度快起码10倍，并且，依据这种情况而言，AI所生成的PPT在结构方面、配色方面以及排版方面都是专业的，其生成结果的质量是有相应保证的。
适用场景的扩展
这一套，有着八步流程的工作流，虽说呢，我是以「转正答辩」作为例子来阐述的，但是实际上，其适用的场景是极为广泛的，：
年终总结时，将一年的工作日志整理成像年终总结那样呈现出来的 PPT（此整理），采用这套流程，彼此适用。
有一套方法，能用来迅速生成项目汇报里的项目阶段性汇报 ，还 能用来迅速生成项目汇报里的项目结题汇报 ，就是那种项目汇报 。
关于晋升的答辩，它和转正答辩相类似，二者均是有着「总结过去 + 展望未来」这样一种结构的。
甚而，你能够将这一整套办法运用至诸如「述职报告」「竞聘演讲」等情形之中。此核心原理无有二致：借助AI为你实施信息整理以及结构优化，由你来增添细节并且掌控质量。
效果预期的现实性
用了这套方法，真的能做到「5分钟搞定PPT」吗？
真诚而言，于首次运用之际，所需时长大概在三十分钟乃至一小时之间，缘由在于你得去熟知流程，得去筹备素材，得去调试细节。
等到熟练起来以后，5到10分钟确实是足够的，原因在于大部分工作都由AI完成了，你仅仅需要进行最后的审核以及完善。
不但如此，质量确实会比你亲自做的要好，究其原因在于，AI梳理出来的逻辑，提炼出的亮点，常常比你凭借“拍脑袋”所想出的，更具系统性，更显全面性。
跟我讲的那些众多采用了这套办法的同事表示：先前制作PPT堪称是一种“折磨”，然而当下制作PPT却成了一种“享受”。究其缘由，乃是AI替他们完成了八成的繁杂辛苦之事，他们仅仅只需去做两成的具备创造性的工作 。
写在最后
在AI时代当中，最为关键的竞争力并非指的是「你所具备的能力范畴」，而是聚焦于「你借助AI能够达成的事项」。
这套被称作「AI工作汇报PPT工作流」的内容，是我这些年「使AI为我所用」之时实践而得出的总结，它并非是无所不能的，然而它的确能够解决「工作汇报PPT」这个情况，此情况让众多职场人感到头疼 ，且它具备这样解决问题的实用能力 。
更重要的是，它代表了一种新的工作方式：人机协作，各展所长。
具有信息处理专长的AI，在结构优化方面表现出色，还能够实现快速生成 ；人类所擅长的则是创意构思领域，在价值判断上独具优势，并且能够精准进行细节把控 。要是将这两者各自的优势相互结合起来，那么便能够创造出一种超越简单相加的效果 。
因此，当再次进行工作汇报PPT制作之际，不要再熬到凌晨三点了。去尝试一下这套AI工作流，使得你的PPT制作由“体力活”转变为“技术活”。
牢记，并非是AI会将你取而代之，而是那些能够运用AI的人会把不会运用AI的人给替代掉。
你，准备好成为那个「会用AI的人」了吗？
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