小绿鲸英文文献阅读器Excel生成功能使用教程
小绿鲸英文文献阅读器是科研党和英文学习者的文献管理神器,它不仅能帮你流畅阅读英文文献，还藏着一个提升文献管理效率的宝藏功能——Excel生成，很多朋友在处理文献时，总会遇到文献信息零散在各个文件夹、关键数据需要手动复制粘贴到表格的麻烦，就像在堆满杂物的房间里找一件小物件，费时又费力，而小绿鲸的Excel生成功能，就像给你配了一位细心的文献整理小助手，能自动把文献信息规整成清晰的Excel表格，学会用它生成Excel，不仅能告别手动录入的苦差事，还能让文献数据一目了然，无论是写综述还是做课题汇报，都能让你效率翻倍。
小绿鲸下载与安装
想要用小绿鲸的Excel生成功能,第一步得让它在你的电脑上安家，我当时是在小绿鲸的官方网站下载的安装包，官网页面设计得很清爽，一眼就能看到“下载”按钮，不像有些软件官网藏得比捉迷藏还深，记得要根据自己的电脑系统选择对应的版本，Windows用户选Windows版，Mac用户选macOS版，别下错了闹笑话。
下载完成后,找到安装包双击打开，跟着弹窗里的指引一步一步来就行，安装过程中会问你要不要创建桌面快捷方式，一定要勾选，这样以后打开小绿鲸就不用在文件夹里翻来翻去了，就像给常用的书做个书签，随用随取，我当时没注意，后来还得手动把快捷方式拖到桌面，多花了半分钟，血的教训啊，安装完成后，桌面会出现一个绿色的小鲸鱼图标，双击它，软件就能启动了，整个过程就像给电脑添了个新玩具，简单又顺畅。
注册账号并登录
打开小绿鲸后,它不会直接让你用，得先注册个账号“验明正身”，就像去游乐园要先买票一样，注册账号就是你的“入场券”，点击登录界面的“注册”按钮，会跳出注册窗口，支持用邮箱或者手机号注册，我选的是手机号，毕竟验证码来得快，输入手机号后，点击“获取验证码”，几秒钟短信就来了，把验证码填进去，再设置一个密码，密码最好复杂点，别用123456，不然账号不安全。
注册完成后,用刚才的账号密码登录，登录成功的瞬间，小绿鲸的主界面就像一幅画卷缓缓展开，界面上方是菜单栏，中间是文献列表区域，下方是状态栏，布局清晰得像刚收拾过的书桌，每个按钮都待在自己该待的地方，登录后记得去个人中心完善一下信息，虽然不是必须的，但完善信息后能解锁更多云同步空间，以后换电脑也不怕文献数据丢失，就像给你的文献加了个“保险柜”，安全感满满。
导入英文文献到小绿鲸
账号登录好了,接下来就得把你的英文文献“请”进小绿鲸里，谁懂啊，以前手动整理文献的时候，每篇文献的标题、作者、期刊信息都得一个个复制粘贴，眼睛都快看瞎了，用小绿鲸导入直接解放双手，小绿鲸支持多种导入方式，我常用的是两种：一种是直接上传PDF文件，点击左上角的“导入文献”按钮，选择电脑里的PDF文献，一次能选好几篇，就像批量给小鲸鱼“投喂”文献；另一种是粘贴DOI号，有些文献还没下载PDF，只要知道DOI号，在小绿鲸里粘贴进去，它就能自动从数据库抓取文献信息，连摘要都给你整得明明白白。
导入的时候要注意,文献标题最好是英文的，毕竟小绿鲸主打英文文献阅读，中文文献导入可能会出现信息识别不全的情况，导入完成后，文献列表里会显示每篇文献的标题、作者、发表时间，就像给文献办了张“身份证”，一眼就能看清基本信息，我上次导入了20篇文献，全程不到3分钟，要是手动录入，估计得花半小时，这效率对比，简直是“降维打击”。
找到Excel生成功能入口
文献导入进去了,现在该找Excel生成功能在哪儿了，刚开始我在菜单栏里找了半天，差点以为这个功能藏在哪个“犄角旮旯”里，后来仔细看了看，原来它在“工具”菜单下面，点击顶部菜单栏的“工具”，下拉菜单里有个“导出为Excel”选项，旁边还配了个Excel图标，显眼得像黑夜里的路灯。
点击“导出为Excel”后，会弹出一个新窗口，窗口标题是“Excel生成设置”，这就是我们接下来要“大显身手”的地方，这个入口设计得不算隐蔽，只要稍微留意一下菜单栏，就能找到，要是实在找不到，也可以在小绿鲸的帮助中心搜“Excel”，会有图文指引，就像迷路的时候看地图，总能找到方向，找到入口后，别急着点下一步，先看看窗口里有哪些设置项，心里有个数，等下操作起来更顺手。
设置Excel导出参数
进入Excel生成设置窗口后,就到了“定制”Excel表格的环节，这里的参数设置就像调配一杯奶茶，加不加“珍珠”（、“椰果”（DOI号），全看你的口味，窗口左侧是“导出字段”列表，里面有文献标题、作者、期刊名称、发表时间、DOI、关键词等选项，每个选项前面都有个复选框，想让Excel里有哪个字段，就把对应的框勾选上，我一般会勾选标题、作者、DOI、发表时间和关键词，这些是文献管理最常用的信息，摘要太长，导出后Excel会显得臃肿，除非特别需要，否则不建议勾选。
右侧还有“表格样式”设置，比如是否让表头加粗、是否给奇偶行添加不同底色，这些设置能让导出的Excel表格更好看，我选了“表头加粗”和“奇偶行异色”，这样表格看起来就像穿了件花衣裳，不那么单调，设置完成后，点击窗口下方的“下一步”，软件会提示你确认设置，没问题的话就可以进入导出环节了，这里要注意，别贪多勾选太多字段，字段越多，Excel表格越大，打开速度可能会变慢，就像背包里塞太多东西，走路都费劲。
执行Excel生成与导出
参数设置好,就到了最激动人心的一步——生成Excel，点击“生成Excel”按钮后，小绿鲸的状态栏会出现一个进度条，进度条慢慢往前走，就像小鲸鱼在努力“编织”表格，这时候别着急关掉窗口，也别去动电脑里的其他大软件，让小绿鲸专心干活，不然可能会影响导出速度，我上次导出100篇文献，进度条走了大概1分钟，要是文献少，几秒钟就能搞定。
导出成功后,软件会弹出一个提示框，告诉你“Excel文件已生成，是否立即打开？”，点击“是”，Excel表格就会自动打开，里面整整齐齐地排列着你刚才勾选的文献信息，每个字段都对应一列，数据没有丝毫错乱，就像用尺子量过一样规整，这波操作下来，文献整理效率直接up up，再也不用对着零散数据发呆了，导出的文件会保存在你设置的路径下，记得记好保存位置，别下次想找的时候又“大海捞针”。
导出后Excel表格整理技巧
导出的Excel表格虽然数据完整,但直接用可能还不够“顺眼”，得稍微“打扮”一下，我常用的整理技巧有三个：第一个是调整列宽，有些文献标题太长，会显示不全，把鼠标放在列标之间，双击鼠标左键，列宽就会自动适应内容，文字就能完整显示，就像给拥挤的房间拓宽了过道；第二个是筛选重复文献，有时候导入文献时不小心导入了重复的，在Excel里点击“数据”菜单的“筛选”按钮，给标题列加上筛选器，就能快速找出重复项并删除，避免数据冗余；第三个是用颜色标记重要文献，在Excel里选中重要文献所在的行，点击“开始”菜单的“填充颜色”，选个醒目的颜色，比如黄色，这样以后找重要文献就像在人群中找穿黄衣服的人，一眼就能看到。
整理后的Excel表格不仅好看,还好用，上次我把整理好的表格发给导师，导师还夸我“文献管理得比他当年清楚多了”，心里美滋滋的，这些技巧虽然简单，但能让Excel表格的实用性大大提升，就像给璞玉抛光，让它焕发光彩，你也可以根据自己的习惯添加其他整理步骤，比如插入批注写文献笔记，或者用函数计算文献发表年份分布，让Excel表格真正为你所用。
Excel生成常见问题排查
用小绿鲸生成Excel的时候,偶尔也会遇到小麻烦，就像开车遇到小颠簸，只要知道怎么处理，就能顺利通行，最常见的问题是“导出失败”，弹出提示说“生成Excel文件失败，请重试”，这时候别慌，先检查一下导入的文献是否都解析成功了，有些PDF文献如果扫描件或者格式混乱，小绿鲸可能无法识别信息，导致导出失败，可以在文献列表里看看文献标题后面有没有“解析失败”的标记，有的话把这些文献删掉或者重新导入，再试试导出，一般就能解决。
另一个常见问题是“导出的Excel里数据缺失”，比如某个文献的作者信息是空的，这通常是因为文献导入时信息抓取不完整，解决办法是手动补充缺失的信息，在小绿鲸的文献详情页，找到对应的文献，点击“编辑”按钮，把缺失的作者信息填进去，保存后重新导出Excel，数据就完整了，还有一种情况是“Excel格式错乱”，比如表头和内容对不齐，这时候可以试试更新小绿鲸到最新版本，软件开发者会不断修复bug，更新后很多格式问题都会消失，要是以上方法都不行，还可以去小绿鲸的官方论坛发帖求助，那里有很多热心用户和客服，就像一个互助小组，总能帮你找到解决办法。
学会用小绿鲸生成Excel,就像给文献管理装上了“涡轮增压”，让原本繁琐的工作变得轻松高效，从下载安装到排查问题，每一步都不难，只要跟着教程操作，多试几次，你也能熟练掌握，现在我管理文献再也不用对着一堆PDF发愁了，打开Excel表格，文献信息尽收眼底，写论文查资料的时候，需要哪个文献的数据，直接在表格里搜索，几秒钟就能找到，简直不要太方便，赶紧打开你的小绿鲸，试试生成一份属于自己的文献Excel表格吧，相信我，你会回来感谢我的。
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