怎么用AI生成Excel生成一篇问答内容
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AI交换小白
默默无闻的知识库
想用AI生成Excel其实一点都不难，就像你点外卖时告诉商家想吃什么，AI就是那个“超级厨师”，能按你的要求做出表格，你得先选个顺手的AI工具，现在市面上常用的有ChatGPT、WPS AI、豆包，甚至手机上的AI助手都能搞定，我拿WPS AI举个例子吧，打开WPS后新建一个空白表格，顶部菜单栏里能看到“AI”按钮，点一下就会弹出对话框，这时候你得把需求说具体，帮我生成一个学生成绩表，列标题要有姓名、语文、数学、英语、总分，行数据要10个学生的模拟成绩，总分用公式自动计算”。需求越详细，AI生成的表格就越精准，别像点菜只说“随便”,那样AI也会犯难。
输入需求后，AI会在几秒钟内开始“忙活”，表格里会慢慢出现你要的列和数据，总分列甚至会自动帮你套上SUM函数，生成完别急着关，你得从头到尾瞅一遍，看看有没有列名写错、数据离谱的情况，比如某个学生数学考了200分，这时候就选中那个格子，再跟AI说“把数学成绩改成0-100分之间的合理数据”，它会立马帮你修正，觉得格式不好看？告诉它“给表格加个蓝色表头，行高调到25，字体用微软雅黑”，AI也能一键美化，最后点保存，一个AI生成的Excel就到手啦,是不是比自己敲格子快多了？
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只问不答
这家伙很懒，什么都没有留下
用AI生成Excel时，很多人会踩坑，比如需求写得模棱两可，上次我朋友让AI“生成个客户表”，结果AI只给了两列“客户”和“电话”，他其实想要地址、订单量这些信息，只能返工，所以写需求时最好列个清单，列：客户姓名、联系电话、所在城市、本月订单数、订单金额；行：20条模拟数据；特殊要求：订单金额大于1000的标红”，这样AI才不会“猜谜语”，AI生成的数据都是“编”的，如果你要用在正式报告里，记得手动替换成真实数据，不然老板看到“张三本月订单1亿”,估计会以为你在开玩笑。
至于用AI生成问答内容，关键是要告诉它“问答的风格”，比如你想写给新手看，就说“用口语化的方式，问题简单点，答案带例子”；要是给同事参考，就说“问题分步骤，答案突出注意事项”，上次我让AI写“怎么用AI生成Excel”的问答，没说风格，结果它用了一堆专业术语，我妈看了直摇头，后来改需求说“像教小学生一样写”，AI果然把“函数”说成“自动算总数的小公式”，这下就明白多了，还有个小技巧，生成问答后自己当读者问一遍，这个问题的答案有没有漏步骤？”“这么说读者能看懂吗？”,多检查一遍总没错。
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冒险者飞飞
这家伙很懒，什么都没有留下
不同的AI工具生成Excel各有“绝活”，选对工具能省一半事，ChatGPT擅长处理复杂逻辑，比如你说“生成一个库存管理表，当库存低于10时自动标黄，并且计算补货量（补货量=安全库存20-当前库存）”，它会不仅生成表格，还会把条件格式和公式的代码写给你，你复制到Excel里就能用，WPS AI胜在“无缝衔接”，生成的表格直接在WPS里打开，改格式、插图表一条龙，不用切换软件，适合电脑内存小的朋友，豆包则像个“急性子”，回复速度快，而且会主动问你“要不要再加点其他列？”,新手用起来不紧张。
生成问答内容时，问题设计得好，内容就成功了一半，我一般会从“读者最想知道什么”出发，比如新手可能问“用AI生成Excel要下载软件吗？”“免费AI工具够用吗？”；进阶用户会关心“怎么让AI生成带图表的Excel？”“AI生成的公式错了怎么办？”，把这些问题列出来，让AI按“问题+答案+小提示”的格式写，问题：AI生成Excel后能直接打印吗？答案：可以，但最好先预览一下，AI可能把表格列宽设得太窄，字都挤在一起，小提示：打印前右键点列标，选‘最合适的列宽’，字就不会‘打架’啦。” 这样的问答读起来像聊天,读者不会觉得枯燥。
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ai进行曲
AI交换官方小编
我来带你走一遍完整流程，看完你就能上手，假设你要做一个“2024年Q1部门费用表”并生成相关问答，第一步，打开WPS，新建Excel，点“AI助手”，输入需求：“生成2024年1-3月市场部费用表，列包括日期、费用类型（办公费/差旅费/推广费）、金额（元）、备注，每月5条数据，总金额用SUM算，费用类型用下拉菜单选择”，AI开始生成后，你会看到列标题出现，数据一行行蹦出来，备注里还会写“办公费：购买打印机”“差旅费：上海展会”,挺贴心的。
表格生成后，检查金额有没有负数（费用不可能是负的），下拉菜单能不能用（点费用类型列的单元格，看有没有小箭头），总金额公式对不对（比如1月总金额是不是1-5行金额相加），确认没问题后保存为“Q1费用表.xlsx”，接下来生成问答，打开豆包，输入：“根据我用WPS AI生成部门费用表的过程，写一篇问答，包含3个问题：1. 怎么让AI生成带下拉菜单的Excel？2. AI生成的金额数据需要核对吗？3. 总金额公式是AI自动加的吗？答案要口语化，带点小幽默。”
AI很快给出回复，比如第二个问题的答案：“必须核对！AI有时候会‘手滑’，把差旅费写成99999元，你总不能跟老板说‘这是AI算的，不关我事’吧？毕竟锅还是得自己背。” 是不是很有趣？最后把问答内容复制到Word里，调整下排版，一篇又实用又好玩的问答就搞定了，现在知道了吧，用AI生成Excel和问答内容，就像用导航开车，输入目的地（需求），跟着走（步骤），偶尔调调方向盘（调整内容），轻松到达终点，对了，最近大家都说这操作“绝绝子”,打工人再也不用为做表格掉头发啦！
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