excel如何生成图形，新手也能轻松掌握的步骤
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AI交换小白
默默无闻的知识库
作为每天和Excel打交道的“数据搬运工”，我发现很多朋友一提到“生成图形”就头大，其实这事儿就像给数据搭积木，找对方法分分钟搞定，excel如何生成图形，核心就是让冰冷的数字变成会“说话”的图画，今天就从最基础的步骤说起,保证新手也能一看就懂。
咱们先拿个生活中的例子练手，比如你想统计一周的花销，想看看每天花了多少，打开Excel后，先在A列输入“星期”（周一到周日），B列输入“金额（元）”，然后在对应的格子里填数字：周一150，周二200，周三180……一直到周日，这里要敲黑板，第一行必须是标题，就像给积木盒贴标签，Excel才能知道哪是“星期”哪是“金额”，不然生成的图表可能连标题都没有,光秃秃的不好看。
数据填完了，接下来要把它们“框”起来，用鼠标从A1单元格（标题行）拖到B8单元格（周日的数据），你会看到选中的区域变成蓝色，边缘还有小方块，这一步千万别马虎，要是少选了一行，图表里就会缺一天的数据，就像拼图少了一块；要是多选了空白格，图表里可能会多出一条“幽灵数据”,看着就奇怪。
选好数据后，抬头看Excel顶部的菜单栏，找到“插入”选项卡，点一下你就会发现新大陆——各种图表类型整整齐齐排着队：柱状图、折线图、饼图、条形图……简直像超市货架上的零食，各有各的用处，咱们这个“一周花销”数据，想看每天花了多少、哪天花最多，用柱状图最合适，它像一根根高低不同的柱子，谁高谁低一目了然；要是想看看一周花销的变化趋势（比如是不是周末花得多），折线图就更直观，线条的起伏就像数据在“坐过山车”。
假设咱们选柱状图，点击“插入”里的“柱状图”图标，会弹出几个小选项，簇状柱形图”“堆积柱形图”，新手直接选第一个“簇状柱形图”就行，你猜怎么着？Excel立马就在表格旁边生成了一个图表！X轴是星期，Y轴是金额，柱子高矮对应每天的花销,是不是瞬间就明白一周的花钱情况了？
不过默认的图表有点“朴素”，咱们可以给它“化个淡妆”，点击图表最上面的“图表标题”，把“金额”改成“2023年X月周花销统计”，这样别人一看就知道这图说的是啥，再双击X轴（星期那一行），把“坐标轴标题”改成“星期”；双击Y轴（金额那一边），改成“金额（元）”，要是觉得柱子颜色太单调，右键点击任意一根柱子，选择“填充”，挑个柔和的颜色（比如浅绿色），看着清爽又舒服。图表的使命是传递信息，好看是为了让信息更清楚，可不是越花哨越好,简单大方才是王道。
对了，有时候你可能想对比两组数据，日常花销”和“额外花销”，这时候就在C列加个“额外花销（元）”的标题，填好每天的数字，然后重新选中A1到C8的数据区域，再插一次柱状图，Excel会自动用两种颜色的柱子区分“日常”和“额外”,比单独看数字直观10倍。
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只问不答
这家伙很懒，什么都没有留下
虽然平时懒得打字，但生成图形时踩过的坑能绕地球一圈，今天就掏心窝子说说那些“隐形雷区”，别让你的图表刚出场就“翻车”。
第一个要避开的雷就是数据“掺假”，啥叫“掺假”？就是数据里混进了Excel不认识的“杂质”，比如你在“金额”列里输了“200元”，带了个“元”字，Excel会把它当成文本，生成图表时直接无视，柱子空空如也，急得你直拍桌子，正确做法是：金额就输纯数字，单位写在标题里（金额（元）”），这样数据才干净，Excel才乐意干活，你要是不信，试试在单元格里输“200元”和“200”，前者左上角会有个绿色小三角，这就是Excel在“警告”你：“这玩意儿我看不懂！”
还有一种情况更坑人，就是数据里藏着“空格”，比如你从网页复制数据粘贴到Excel，有些单元格看着是空的，其实里面有个看不见的空格，选中数据时要是把它带上，生成的图表会多一个“幽灵柱子”，高度为0，杵在那里特别扎眼，这时候按Ctrl+F，在“查找内容”里敲个空格，点击“查找全部”，把找到的空格全删掉，数据才能“清清白白”。
第二个雷区是图表类型“张冠李戴”，就像穿衣服，运动服配皮鞋肯定别扭，图表也一样，选错类型会让数据“说胡话”，比如你想展示班里同学的成绩分布（优、良、中、差各多少人），用饼图就合适，每一块代表一个等级的占比，大小一眼分明；但你要是用饼图展示一个学期的月考成绩变化，6次考试6块饼挤在一起，颜色都分不清，老师看了都得皱眉头——这时候折线图才是正确选择,成绩的起伏像波浪一样清晰。
再比如，有人用柱状图展示占比数据（比如各科目成绩占总分的百分比），其实不如用堆积柱状图，把每个柱子分成几部分，每部分代表一个科目的占比，总和是100%，比单独看柱子高度直观多了，记住一个口诀：比大小用柱状图，看趋势用折线图，讲占比用饼图，比排名用条形图（横过来的柱状图），别让你的数据穿错“衣服”。
第三个容易踩的坑是坐标轴“作弊”，有些人为了让数据“好看”，故意调歪坐标轴，比如实际销售额从5000到8000，他把Y轴起点设为4000，柱子一下子高了一大截，看起来业绩突飞猛进——这可不是正经做法！图表是用来反映真实情况的，不是“美颜相机”，正确的做法是让Y轴从0开始（双击Y轴，在“坐标轴选项”里把“最小值”设为“自动”），除非数据差异特别小（比如都在7000-8000之间），可以把起点设为略低于最小值（比如6500），让柱子有点起伏,看得更清楚。
最后说个细节，生成图表后别随便“挪窝”，有时候觉得图表挡着数据了，拖着到处跑，结果不小心拖到了“图表工作表”里（Excel会弹出一个新页面专门放图表），想放回原表格都找不到入口，其实直接在原表格里调整大小就行：把鼠标放在图表边缘，等光标变成双向箭头，按住拖动就能放大缩小，想放哪儿放哪儿,方便又安全。
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冒险者飞飞
这家伙很懒，什么都没有留下
比起规规矩矩画图表，我更喜欢折腾各种“花式图形”，毕竟Excel的功能远不止“柱状图三件套”，今天就带大家解锁几个冷门但超实用的图表类型,让你的数据可视化玩出花！
先说折线图的“双Y轴”魔法，比如你手里有两组数据：每个月的“销量（件）”和“利润率（%）”，销量都是几千上万，利润率才百分之几，要是放一个Y轴上，利润率的折线几乎趴在底部，根本看不清，这时候“双Y轴”就能救场：选中包含月份、销量、利润率的数据区域，插入折线图，默认两条线挤在左边Y轴（销量刻度），别急，右键点击利润率的那条折线，选择“设置数据系列格式”，在右侧面板里找到“系列选项”，勾选“次坐标轴”，瞬间图表右侧多了一个Y轴（百分比刻度），销量和利润率各占一边，再也不用眯着眼睛看数据了，上次用这个方法给老板做汇报，他当场夸我“会动脑子”,成就感直接拉满！
再聊聊饼图的“偏心”技巧，普通饼图所有扇区挤在一起，要是想突出占比最大的那块（产品A占总销量的40%”），可以让它“跳”出来，右键点击想突出的扇区，选择“设置数据点格式”，在“系列选项”里把“饼图分离程度”拉到20%左右，这块扇区就会像被人轻轻推了一下，和其他扇区分开一点，视觉上立马成了焦点，不过要注意，最多突出1-2块，要是所有扇区都分离，就成了“炸开的烟花”,乱成一团反而失去重点。
堆积柱状图也能玩出花样，比如“百分比堆积”，假设你想看看每个月的销售额里，线上、线下、渠道销售各占多少比例，普通堆积柱状图显示的是绝对数值，百分比堆积图则把每个柱子的高度统一为100%，每一段的高度代表占比，插入时在“柱状图”里选“百分比堆积柱形图”，生成后每个月的柱子都分成三段（线上、线下、渠道），颜色越深占比越大，一眼就能看出“哪个渠道是主力，哪个在拖后腿”，上次用这个图表分析销售渠道，发现线下占比一直在降，果断建议老板加大线上投入,后来还真见了成效。
散点图可能很多人觉得“没用”，其实它是找规律的神器，比如你记录了班里30个同学的“复习时长（小时）”和“考试分数（分）”，想看看两者有没有关系，把复习时长放X轴，分数放Y轴，插入散点图，每个点代表一个同学，如果这些点大致呈一条从左下角到右上角的斜线，说明“复习越久分数越高”（正相关）；要是点乱七八糟分布，说明两者关系不大（比如有些同学复习10小时考50分，有些复习2小时考90分，这就得研究别的原因了），还可以给散点图加“趋势线”：点击图表，在“图表元素”里勾选“趋势线”，Excel会自动画一条最接近所有点的直线，直线越陡，相关性越强,比单纯看数字直观100倍。
最后安利一个“隐藏款”——树状图，要是你有很多层级的数据（全国销售额→各省→各市→各产品”），用普通图表根本展示不完，这时候插入“树状图”（在“插入”→“图表”→“其他图表”里找），Excel会把数据按层级分成大小不同的矩形，大矩形代表总额大的省份，里面的小矩形代表各市，颜色深浅代表产品，上次帮公司做年度销售复盘，用树状图展示全国数据，老板一眼就看到“广东省的A产品”是顶梁柱，当场拍板明年给广东加预算，这图表简直成了我的“升职助攻”！
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ai进行曲
AI交换官方小编
每天后台都收到一堆“图表求助”：“小编，我的图表太丑了怎么办？”“数据改了图表不变怎么办？”今天就把压箱底的“美化秘籍”和“避坑指南”分享出来，让你的图表从“路人甲”变“颜值担当”！
先说说图表的“颜值升级”，很多人生成图表后直接用默认样式，蓝色柱子配橙色线条，看得人眼睛疼，其实Excel自带“一键美化”功能：生成图表后，右上角会出现一个小刷子图标（“图表样式”），点击后有一排预设模板，选那种“浅色背景+同色系渐变”的（比如第3行第2个），瞬间从“村口小芳”变成“都市丽人”，要是想自定义颜色，记住一个“3色原则”：一套图表别用超过3种主色，比如用浅蓝、中蓝、深蓝区分不同数据系列，或者用“红绿黄”代表“好中差”（但要注意色盲友好，避免红绿搭配），上次帮财务做报表，把所有图表统一改成“蓝白灰”配色，她们总监说“看着就专业，不像以前花里胡哨的”。
数据标签是提升图表“信息量”的关键，光秃秃的柱子不如直接把数字标在上面来得实在，点击图表，在右上角“图表元素”（那个+号）里勾选“数据标签”，数值会自动出现在柱子顶端或线条旁边，要是数值太大（比如1234567），可以右键点击数据标签，选择“设置数据标签格式”，在“数字”选项里选“自定义”，输入“0,"万"”，瞬间变成“123万”，清爽又高级，还有个小技巧，标签位置可以调：柱状图标签放“上方”，折线图标签放“线上”，饼图标签放“数据标签内”,怎么清楚怎么来。
再聊聊图表的“动态更新”，最烦的就是改了原始数据，图表却纹丝不动，还得重新生成，简直浪费生命！其实用“超级表”就能解决这个问题，选中你的数据区域（包括标题行），按Ctrl+T，Excel会弹出“创建表”对话框，勾选“表包含标题”，点确定，这时候数据区域会变成浅蓝色，边缘有特殊边框——恭喜你，拥有了“会长大的表格”！以后在表格下方新增一行数据（比如8月销售额），表格会自动扩展，图表也会跟着更新，就像给图表装了“自动感应”，再也不用手动调整数据区域了，上次用这个方法帮运营做周报模板，她们现在每天填完数据直接截图发群，再也不用喊我“小编救急”了。
常见问题里，“图表空白”绝对是“顶流”，遇到这种情况别慌，按步骤排查：第一步，检查数据区域有没有选对——点击图表，看Excel顶部会不会显示“图表区”，然后看地址栏是不是你想要的数据范围（A$1:$B$8），不对就重新选；第二步，看数据是不是文本格式——选中数据列，按Ctrl+1打开“设置单元格格式”，要是“数字”分类里显示“文本”，赶紧改成“常规”，再双击单元格回车，让Excel重新识别；第三步，右键点击图表选“选择数据”，看看“图例项”里有没有数据系列，没有就点“添加”，选中数据系列名称和值，90%的空白问题都能这么解决,亲测有效！
还有人问“怎么把图表复制到PPT里不变糊”，直接复制粘贴过去，放大后文字会发虚，正确做法是“粘贴为图片”：在Excel里选中图表，按Ctrl+C复制，到PPT里右键粘贴，选择“图片（增强型图元文件）”，这样不管放大多少倍都清晰，打印出来也不会糊，要是以后还要编辑图表，就选“粘贴链接”，但要注意原始Excel文件别删，不然链接会失效,变成一张死图。
最后送个“隐藏福利”：Excel 365版本有“图表建议”功能，选中数据后，点击“插入”→“推荐的图表”，Excel会根据你的数据类型推荐最合适的图表（比如时间序列推荐折线图，占比数据推荐饼图），简直是选择困难症的救星，上次帮实习生用这个功能，她5分钟就搞定了以前2小时的图表，现在见我就喊“大神”,其实我只是会用工具而已～
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