职得AI会议纪要功能使用技巧全攻略
职得AI作为当下办公场景中的智能助手，其会议纪要功能就像藏在电脑里的隐形秘书，能帮我们把杂乱的会议对话变成条理清晰的文字记录，但很多人用起来总觉得“差点意思”——要么生成的纪要重点模糊，要么行动项不明确，白白浪费了这个高效工具，今天就来拆解职得AI会议纪要功能的使用技巧，从入口找到到高级玩法，一步步带你解锁“会议纪要自由”，让每次会议结束后,你都能成为第一个轻松下班的人。
找到会议纪要功能入口
第一次用职得AI时，我在首页翻了半天也没找到会议纪要功能，差点以为自己下载了个“假APP”，后来才发现，它藏得并不深，打开职得AI客户端，首页左侧的功能栏里有个蓝色的“会议助手”图标，点击后会展开下拉菜单，里面第三个选项就是“会议纪要”；如果是网页版，直接在顶部导航栏的“办公工具”模块里就能看到它，图标像个带着麦克风的笔记本，很好辨认，点击进入后，界面会显示“新建会议纪要”和“历史纪要”两个板块，新手直接点“新建”就能开启记录之旅，试过几次后，现在我打开职得AI的第一件事就是直奔这个入口,比找自己的手机还熟练。
这里有个小细节：如果你的职得AI是最新版本，在首页“常用功能”区域可能会看到会议纪要的快捷入口，就像手机桌面的常用APP图标，点击就能一步到位，要是没看到，可以在“设置-个性化”里把它添加到常用栏，下次打开就能秒进,省去翻找的时间。
会前做好3项基础设置
别等会议开始了才手忙脚乱设置，会前3分钟做好准备，能让后续记录效率翻倍，我一般会先点击“新建会议纪要”，然后依次完成三项设置，第一项是添加参会人，点击“参会人”右侧的“+”号，既可以从职得AI通讯录里直接勾选同事，也能手动输入姓名和职位——记得把老板和关键决策人标上“重点参会人”，AI会优先识别他们的发言内容，上次部门会议我漏填了新来的实习生，结果AI把他的发言和老板的混在一起，整理时还得手动区分,教训惨痛。
第二项是填写会议主题与议程，主题别写“周会”“例会”这种模糊的词，越具体越好，Q3市场部推广方案讨论”，AI会根据主题判断记录重点；议程则像给AI画路线图，点击“添加议程项”，把会议要讨论的几个话题列出来，1.方案A可行性分析 2.预算分配 3.责任人确定”，每个议程后面还能备注预计时长，上次产品会我没填议程，AI生成的纪要像一锅大杂烩，后来补填议程重新生成，结构立刻清晰多了,就像给散乱的珠子串上了线。
第三项是选择记录模式，职得AI提供“实时语音转写”和“手动输入”两种模式，如果是线下会议，就用语音转写，记得提前打开手机或电脑麦克风，环境音别太吵，不然AI可能会把空调声当成发言；如果是线上会议，直接勾选“接入会议软件”，支持腾讯会议、Zoom等平台，AI会自动抓取音频，比手动录音靠谱多了，我试过在嘈杂的会议室用语音转写，结果AI把隔壁部门的讨论也记了进来，后来学乖了,会前会提醒大家暂时静音非相关讨论。
会议中实时记录的3个实用操作
会议开始后，别以为打开AI就万事大吉，这三个操作能让记录效果再升一级，第一个是开启“重点标记”功能，界面右侧有个红色的“小星星”按钮，听到关键决策、重要数据或待办事项时，随时点击一下，AI会给这段内容打上“重点”标签，会后整理时这些内容会自动高亮显示，上次讨论预算时，老板说“市场部预算增加20%”，我手快一点标记，后来在纪要里一眼就看到了,不用在几百字里翻来翻去。
第二个是即时添加“临时备注”，有时候会议上突然想到某个待办，或者对某句话有疑问，直接在界面底部的输入框里打字，这个方案需要和法务确认合规性”，然后点击“添加备注”，AI会把这些内容单独放在纪要的“备注区”，不会和正式发言混在一起，我以前总在本子上记备注，会后经常忘记看，现在和纪要存在一起,再也没漏过事。
第三个是切换“发言人识别”模式，如果参会人不多（5人以内），可以在会议开始时让每个人说一句“测试语音”，AI会记住大家的声音特征，自动给发言内容加上发言人姓名，要是人多记不住声音，也可以手动点击发言内容旁的“修改发言人”，选择对应的参会人，上次跨部门会议有8个人发言，我提前让大家测试语音，会后纪要里每个人的观点都标得清清楚楚，老板看完说“这纪要比会议现场还清楚，谁提的建议一目了然”。
会后智能整理功能这样用
会议结束后，AI会自动进入整理模式，这时候别急着导出，花2分钟调整一下，效果能惊艳所有人，第一步是用“结构化整理”功能，在生成的原始纪要上方，有个“整理格式”按钮，点击后选择“结构化”，AI会把内容按“会议主题-参会人-议程-发言摘要-决策点-行动项”的顺序重新排列，就像把散落的积木搭成一座整齐的房子，我试过不整理直接导出，老板吐槽“这像流水账”，用了结构化后，他说“这才是能直接往汇报PPT里贴的内容”。
第二步是一键提取“关键词与行动项”，在纪要右侧的工具栏里，找到“提取要素”按钮，点击后AI会自动识别出会议中的核心关键词（预算”“推广方案”“Q3”）和行动项（张三负责方案修改”“李四联系供应商”），关键词可以帮助快速回顾会议重点，行动项则会自动生成表格，包含任务内容、负责人、截止日期，还能直接勾选“同步到日历”，再也不怕会议决策变成“口头支票”，上次项目会提取的行动项，我同步到日历后，每天都收到提醒,硬是没拖过一个截止日期。
第三步是调整“纪要风格”，如果是给领导汇报，就选“正式版”，AI会用规范的书面语，经讨论决定，一致同意...”；如果是部门内部传阅，选“简洁版”，它会用更口语化的表达，大家觉得方案A可行，预算定在XX元”，我还试过“幽默版”，AI会在行动项后面加个小表情，李四记得周三前交报告哦~😉”，部门年轻人都很喜欢这种风格,说看纪要像看聊天记录一样轻松。
导出与分享的高效方法
纪要整理好后，怎么快速分享给同事也是门学问，职得AI的导出功能藏着不少实用技巧，先说格式选择，点击右上角“导出”按钮，会看到PDF、Word、Markdown、纯文本四种格式，给领导发就选PDF，格式不会乱；需要同事协作修改就选Word，方便大家批注；如果要导入到笔记软件（比如Notion、语雀），Markdown格式最适配，粘贴过去连标题层级都能保留，上次给财务发纪要，我选错格式发了纯文本，表格全乱了，被财务小姐姐吐槽“你这是考验我的眼力吗”，后来乖乖用PDF,再也没出过错。
分享方式也有讲究，除了传统的“下载后发送文件”，还可以用“生成分享链接”功能，点击“分享”按钮，选择“链接分享”，设置有效期（1天/3天/7天）和权限（查看/编辑），然后把链接直接发到工作群，同事点击链接就能在线查看，不用下载文件，手机上打开也很方便，上次开远程会议，我结束后2分钟就把链接发到群里，大家纷纷说“这效率，比快递小哥还快”。
如果是需要长期存档的重要会议，记得用“关联项目”功能，在职得AI的“项目管理”模块创建项目后，导出纪要时选择“关联到项目XXX”，纪要会自动存到项目文件夹里，和其他文档（比如方案、合同）放在一起，下次需要回顾项目历史时，不用在一堆文件里翻找，直接打开项目就能看到所有相关会议纪要，就像给每个项目建了个专属“档案柜”。
解锁3个隐藏高级技巧
用熟了基础功能，这三个高级技巧能让你秒变“职得AI大神”，第一个是自定义纪要模板，在“设置-会议纪要-模板管理”里，点击“新建模板”，可以自己设计纪要的固定格式，比如公司要求必须有的“会议编号”“抄送对象”“保密等级”，都能设为固定字段，AI生成纪要时会自动留出填写位置，我们部门现在用统一模板，新来的实习生不用教也知道怎么写，再也不会出现“张三写的纪要像散文，李四写的像清单”这种混乱场面。
第二个是多语言会议纪要生成，如果遇到涉外会议，或者参会人有外籍同事，在会前设置里开启“多语言模式”，选择“中文+英文”（目前支持中英日韩四种语言），AI会实时生成双语纪要，中文发言配英文翻译，英文发言配中文翻译，上次和美国总部开会，我开了双语模式，会后直接把纪要发给外籍同事，他们回复“比翻译软件还准，省了请翻译的钱”,老板听了直夸我会办事。
第三个技巧是关联项目管理工具，在职得AI的“集成中心”里，把会议纪要功能和公司用的项目管理工具（比如飞书项目、Trello、Asana）绑定，生成的行动项会自动同步到项目看板，负责人能收到提醒，任务进度也会实时更新，以前会议上定的行动项，经常要手动录入到项目工具，现在一步到位，我再也不用当“人工搬运工”了，同事都说“你这效率，是偷偷给AI开了外挂吧”。
避开这些使用误区
就算掌握了技巧，有些坑还是容易踩，分享三个我踩过的“雷”，帮你少走弯路，第一个误区是过度依赖AI自动识别，不做人工修正，AI虽然聪明，但遇到口音重、语速快或者环境嘈杂的情况，还是会出错，上次我们请了个四川口音的专家讲课，AI把“这个数据要验证”识别成“这个数据要yan证”，我没检查就发出去了，同事们都在群里问“yan证是啥新操作”，后来才发现是识别错误，尴尬得想找地缝钻进去，现在每次生成纪要，我都会花1分钟快速浏览，重点看人名、数据、专业术语,确保没低级错误。
第二个误区是会前不填议程，导致纪要结构混乱，有些人为了省时间，会议主题写“临时会议”，议程一片空白，结果AI整理时只能按时间顺序罗列发言，像一锅粥，我有次开紧急会议没填议程，纪要里老板的发言和实习生的提问混在一起，找决策点找了10分钟，比手动记还慢，后来学乖了，哪怕是临时会议，也花30秒简单写个议程，1.讨论突发问题 2.确定解决方案 3.分配任务”，AI整理起来立刻有了方向,就像写作文有了提纲。
第三个误区是忽略“参会人权限设置”，有些会议涉及敏感信息（比如薪资调整、战略规划），但导出时没设置查看权限，结果全员可见，差点造成信息泄露，现在我养成习惯，导出前先看参会人列表，非相关人员直接设置“不可见”，需要看的人按“只读”“可编辑”分级，敏感内容还会手动打码,毕竟小心驶得万年船。
真实场景案例分享
说了这么多技巧，不如看两个真实案例，看看这些技巧怎么在实际场景中发挥作用，第一个案例是我们部门的周会纪要，以前我整理周会纪要至少要1小时，现在用职得AI，会前5分钟填好议程（“1.上周工作总结 2.本周计划 3.需要协调的问题”），会中重点标记老板的决策和同事的行动项，会后点击“结构化整理”和“提取行动项”，10分钟就能生成完整纪要，上次周会结束后，我15分钟就把纪要发到群里，同事小王说“你这速度，是准备提前下班去约会吗”，其实我只是用对了工具而已，现在我们部门周会纪要人均耗时从1小时降到15分钟，每周光整理纪要就能省出4小时,摸鱼时间都变多了。
第二个案例是跨部门项目启动会，参会的有技术、市场、产品、运营四个部门，共12个人，我提前在参会人列表里标好每个部门的负责人，开启“发言人识别”，会前填了详细议程（包含6个议题），会中重点标记了“技术排期”“市场预算”“产品功能优先级”三个关键部分，会后用“结构化整理”生成纪要，再把行动项同步到飞书项目，每个任务都标上负责人和截止日期，第二天产品经理跟我说：“你们这次的纪要太好用了，我直接把行动项拖到我的看板里，不用再手抄了，看来没少偷偷内卷学习新工具啊。”其实哪有内卷,只是用对了方法而已。
职得AI的会议纪要功能，就像一个需要磨合的伙伴，用对技巧才能发挥它的最大价值，从找到入口到高级玩法，从会前准备到会后分享，每个环节都有小细节能优化，试着把这些技巧用起来，你会发现，会议纪要再也不是加班的理由，反而能成为你高效办公的“加分项”，下次开会前，记得打开职得AI，让这个“隐形秘书”帮你把会议的每一分钟都变成有价值的成果。
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