教你如何查看阿里云邮箱容量
阿里云邮箱就像我们每天背的通勤包，里面装着工作汇报、客户沟通、文件传输这些“日常必需品”，可要是某天突然收到“邮箱空间不足，邮件发送失败”的提示，就像包里的东西满到拉链都拉不上，急得人抓耳挠腮，其实解决这个问题很简单，关键是先学会“打开包看看还剩多少地方”——也就是查看阿里云邮箱容量，今天我就带你一步步摸清这个操作，让你的邮箱永远“呼吸顺畅”，再也不用担心重要邮件“迷路”。
登录阿里云邮箱账号
查看容量的第一步，得先“走进”你的邮箱，就像回家要先开门，登录就是打开邮箱大门的钥匙，阿里云邮箱登录有两种常用方式，网页版和客户端,咱们一个一个说。
先说网页版，打开浏览器，在地址栏输入mail.aliyun.com，回车后就到了登录页面，这里要输入你的阿里云账号，通常是手机号或者邮箱地址，接着输入密码，点击“登录”按钮，如果开启了二次验证，还需要输入手机收到的验证码，就像进小区要刷门禁卡，多一道安全保障，登录成功后，你会看到熟悉的邮箱首页，左边是邮件列表，中间是未读邮件预览，右上角是你的头像和一些功能按钮——这就算正式“踏入家门”了。
要是习惯用手机处理邮件，那就下载阿里云邮箱APP，在应用商店搜索“阿里云邮箱”，下载安装后打开，同样输入账号密码登录，手机端登录后，首页布局更简洁，底部有“邮件”“通讯录”“我的”几个选项卡，操作起来手指点点就行，比网页版更像揣在兜里的“移动邮箱办公室”，不管用哪种方式登录，成功后都能看到邮箱的主界面，这是查看容量的基础,就像开车前得先坐进驾驶座一样。
找到邮箱容量管理入口
登录后，接下来要找的是“容量管理”这个“储物间的门”，阿里云邮箱的界面设计还算友好，但不同版本（免费版、企业版）的入口位置可能略有差异，不过大体方向一致，就像不同小区的快递柜位置不同，但都在小区里,多留意就能找到。
先看网页版，在首页右上角，点击你的头像，会弹出一个下拉菜单，这里面通常有“账号设置”“邮箱设置”“帮助中心”等选项，咱们要找的“邮箱设置”就在这里，点击它进入设置页面，进入设置页面后，左边会出现一列导航栏，往下滑一滑，你会看到“存储空间”或者“容量管理”这样的选项，名字可能因版本微调，但意思都一样——这就是容量管理的入口，像在衣柜里找到标着“储物空间”的抽屉。
手机端的入口也不难找，打开APP后，点击底部的“我的”选项卡，进入个人中心页面，在这里往下翻，能看到“设置”按钮，点击进入后，找到“邮箱设置”或“存储空间”选项，点进去就是容量管理页面了，手机端的入口藏得稍微深一点，但跟着“我的-设置-存储空间”这个路径走，就像跟着导航找目的地，准没错，有时候界面更新，入口位置可能会变，但记住“设置”里一定有相关选项，就像超市的卫生间总在角落，但肯定在超市里,多转一圈总能发现。
查看容量使用详情
进入容量管理页面后，最核心的部分就是容量使用详情了，这里就像储物间的“物品清单”，清楚告诉你里面放了多少东西，还剩多少地方，页面上通常会用进度条和数字双重显示，让你一目了然,就像手机内存显示一样直观。
你会看到几个关键数据：总容量、已用容量、剩余容量，比如免费版的总容量可能是5GB，已用容量显示3.2GB，剩余容量1.8GB，进度条会显示已用部分占比64%，这些数字和进度条就像油箱表，指针指到哪里，就知道还能跑多远，我之前帮同事查看时，他的已用容量达到了4.9GB，进度条几乎满格，难怪总提示发不出邮件，就像水杯装满了水,再倒就会溢出来。
除了总体容量，有些版本还会显示细分数据，邮件占用”“附件占用”“其他文件占用”等，告诉你容量主要被什么东西占了，附件占用2.5GB”，说明大附件邮件太多，这时候清理附件就能快速释放空间，我自己的邮箱有次显示附件占了3GB，删了几个旧的大型PPT附件后，剩余容量一下子多了1.2GB，那种“腾出空间”的感觉，就像给拥挤的房间推开了一扇窗,瞬间清爽不少。
了解不同版本的容量限制
查看容量时，得先知道自己用的是阿里云邮箱的哪个版本，因为不同版本的“储物箱大小”不一样，免费版和企业版的容量限制差得可不少，就像经济舱和头等舱的行李额度不同，搞清楚自己的“舱位”,才不会误解容量上限。
免费版是大多数个人用户在用的，总容量通常是5GB，这个容量对于日常收发普通邮件（文字邮件、小附件）来说够用，但如果经常收发带大附件的邮件（比如几十MB的图片、上百MB的视频），很快就会“空间告急”，我有个朋友用免费版，经常收客户发来的设计图，不到半年容量就满了,这就是没搞清楚免费版容量限制的缘故。
企业版就不一样了，容量通常更大，而且可以根据企业需求扩容，中小企业版可能起步就是20GB，大型企业版甚至可以定制容量，就像租办公室，面积大小可以根据公司人数选，企业版用户查看容量时，总容量显示可能是20GB、50GB甚至更多，已用容量占比可能更低，因为“储物箱”本身就大，如果你是企业用户，看到总容量比免费版大很多，别惊讶，这是企业版的“专属福利”，不管是哪种版本，了解总容量限制后，查看已用容量时心里就有数了，知道还能“装多少东西”。
容量不足时的应对方法
要是查看后发现容量快满了，别慌，就像储物箱满了可以清理旧东西，邮箱容量不足也有办法解决，而且操作起来不难，跟着做就能“腾出空间”。
最直接的方法是删除不需要的邮件，先从“已删除”文件夹（也就是垃圾箱）开始，这里面的邮件其实还占着容量，就像扔到垃圾桶的东西没倒掉，还占着家里空间，在网页版或手机端，进入“已删除”文件夹，点击“清空”按钮，系统会提示“确定清空所有已删除邮件吗？”，点击“确定”后，这些邮件就会被永久删除，容量会立刻释放一部分，我上次清空垃圾箱后，容量一下子多了800MB,效果立竿见影。
然后是清理“已发送”和“收件箱”里的旧邮件，打开这些文件夹，按“时间”排序，把半年前甚至一年前的邮件筛选出来，仔细看看哪些是没用的，比如过时的通知、重复的文件、不再需要的促销邮件，选中后点击“删除”，再到垃圾箱清空，就能释放更多空间，这里有个小技巧：优先删除带大附件的邮件，因为它们是容量“大户”，在邮件列表里，带附件的邮件会显示附件图标，鼠标悬停能看到附件大小，超过10MB的都可以重点“关照”，删除一个20MB的附件邮件,顶得上删100封文字邮件。
如果有些邮件舍不得删，但又占空间，可以把附件下载到电脑或云盘，然后删除邮件里的附件，在网页版打开邮件，找到附件，点击“下载”保存到本地，然后点击附件旁边的“删除”按钮（有些版本支持单独删除附件），这样邮件内容还在，附件占用的空间却释放了，就像把旧照片扫描存档后，把实体照片扔掉，既保留了回忆,又节省了空间。
设置容量提醒功能
手动查看容量虽然不难，但总忘怎么办？就像我们总忘给手机充电，直到关机才后悔，阿里云邮箱的“容量提醒”功能就能当你的“贴心闹钟”，容量快满时主动提醒你,让你不用天天惦记。
在网页版的“容量管理”页面，通常会有“容量提醒设置”的选项，点击进入后，可以设置提醒阈值，比如当已用容量达到总容量的80%或90%时发送提醒邮件，设置好后，系统会自动监测容量使用情况，达到阈值就会给你发一封提醒邮件，标题可能是“您的邮箱空间即将满额，请及时清理”，内容里会告诉你当前已用容量和剩余容量，就像家里的智能水表,快到上限时自动发消息提醒。
手机端也能设置这个功能，在“存储空间”页面找到“提醒设置”，打开“容量提醒”开关，选择提醒比例，保存后就生效了，开启这个功能后，你再也不用担心“突然空间不足”的尴尬，就像给邮箱装了个“空间预警雷达”，提前预警，从容应对，我自己设置的是80%提醒，每次收到提醒邮件，就知道该花10分钟清理一下邮箱了，这个习惯让我的邮箱容量一直保持在安全线以下,收发邮件从没掉过链子。
企业版邮箱的容量管理额外技巧
如果是企业用户，管理邮箱容量可能更复杂一点，因为涉及多个员工账号，就像管理一栋楼的储物间，不光要管自己的，还要管整个楼的，这时候除了个人清理，还有一些企业级的技巧可以用，让整个团队的邮箱空间都“井井有条”。
企业管理员可以登录阿里云企业邮箱管理后台，在“用户管理”里查看每个员工的邮箱容量使用情况，对容量超标的账号发送提醒，或者统一设置全公司的容量上限和提醒阈值，比如把普通员工的容量上限设为10GB，部门经理设为20GB，既满足不同需求，又避免资源浪费，还可以开启“邮件归档”功能，把超过一定时间的邮件自动归档到企业云盘，不占用邮箱容量，又能随时查阅，就像公司建了个档案室，旧文件统一存放,办公室空间就腾出来了。
企业版支持批量清理功能，管理员可以筛选全公司的超大附件邮件、重复邮件，统一删除或归档，比员工一个个清理效率高得多，我之前帮一家小企业做邮箱管理，用批量清理功能，一次性删除了全公司300多封超大附件旧邮件，释放了近100GB空间，老板直夸“比请保洁打扫办公室还干净”。
容量扩容的几种方式
如果清理后容量还是不够用，或者公司业务发展需要更大空间，那就得考虑“扩容”了，就像家里储物间不够用，要么换大房子，要么加个储物架，阿里云邮箱也有类似的“扩容方案”。
免费版用户最直接的扩容方式是升级到付费版，在容量管理页面，通常会有“升级容量”或“购买扩容包”的按钮，点击后会跳转到阿里云官网的购买页面，选择适合的套餐，比如5GB升级到20GB，价格也不贵，一年几十块钱，对经常用邮箱的人来说挺划算，付费后容量会立刻增加，就像给储物箱换了个更大的，操作简单,支付成功后刷新页面就能看到新的容量上限。
企业版用户扩容更灵活，可以联系阿里云客服，根据公司人数和需求定制容量方案，比如从50GB扩容到200GB，或者购买企业云盘联动套餐，邮箱容量和云盘空间一起增加，性价比更高，有些企业还会选择与阿里云的其他产品（比如阿里云服务器）一起购买，享受套餐折扣，就像买手机办套餐，比单买更实惠，不管哪种扩容方式，都能解决容量不足的根本问题，让邮箱“空间自由”。
学会查看阿里云邮箱容量，就像学会给汽车看油表、给手机清内存，是现代办公的“基础技能”，从登录账号到找到容量入口，从查看使用详情到清理扩容，每一步都不复杂，跟着做一遍就能上手，现在就打开你的阿里云邮箱，按照上面的步骤操作一下，看看你的邮箱还剩多少“空间”吧，定期查看容量，及时清理，让你的邮箱永远“宽敞明亮”，收发邮件再也不用慌慌张张——毕竟，一个“呼吸顺畅”的邮箱，才能帮你更好地处理工作，成为你职场上的“得力助手”。
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