新浪企业邮箱邮件列表创建指南，手把手教你高效搞定
每天上班打开邮箱，看着收件箱里躺满的未读邮件，你是不是也和我一样，偶尔会对着“需要给20个同事发会议通知”“给50个客户发新品介绍”的任务叹气？手动输入邮箱地址像在键盘上跳格子，复制粘贴又怕漏了谁，发完还得挨个检查有没有发送成功——谁懂啊，这种重复劳动真的能把人逼疯！不过自从我学会用新浪企业邮箱的邮件列表功能，这些烦恼就像被太阳晒化的冰淇淋一样消失了，邮件列表就像你的“通讯录智能管家”，把常用联系人打包成一个小组，发邮件时只需点一下列表名称，所有人就能同时收到，效率直接拉满，今天这篇指南，我就把自己摸索出来的创建步骤和避坑技巧全部分享给你，跟着做，你也能轻松拥有这个“办公神器”，让发邮件这件事从“折磨”变成“享受”。
登录新浪企业邮箱后台
首先得说清楚，新浪企业邮箱和个人邮箱的登录入口可不是一个“门”，个人邮箱我们习惯在mail.sina.com.cn登录，但企业邮箱得用专门的“企业通道”——通常是你们公司域名后缀的登录页，比如你们公司叫“abc科技”，登录地址可能就是mail.abc.com（具体地址问公司IT或行政，他们肯定知道），我第一次找登录页时，在个人邮箱页面绕了三圈，还以为自己记错了网址，后来才发现企业邮箱的登录界面比个人版多了“企业用户登录”的标识，就像商场里“员工通道”和“顾客入口”的区别,得找对地方才行。
输入账号密码时也有讲究，企业邮箱账号一般是“姓名首字母+工号@公司域名”的格式，zhangsan001@abc.com”，可别像我上次一样，顺手输成个人QQ邮箱账号，结果登录界面弹出“账号不存在”的提示，尴尬得我脚趾抠出三室一厅，密码框旁边的“记住登录状态”按钮，建议在自己常用的办公电脑上勾选，在公共电脑上千万别碰，安全第一嘛，如果遇到验证码死活输不对的情况，别急着砸键盘，试试刷新页面，或者把浏览器缓存清一下，有时候验证码图片就像调皮的小孩，多“哄”它一下就乖了。
万一密码忘了也不用慌，登录界面右下角有个“忘记密码”的链接，点进去后按提示操作：先输入企业邮箱账号，系统会往你的备用邮箱或手机发验证码，输入验证码后就能设置新密码，我上次设置新密码时，特意把密码写成“公司名+生日”的组合，既好记又符合复杂度要求（偷偷说，别用“123456”这种密码，IT看到会哭的），成功登录后，界面上的功能按钮像菜市场的摊位一样多，但别急，我们的目标明确，下一步就是找到邮件列表的“藏身之处”。
找到邮件列表功能入口
登录成功后，主界面左侧的导航栏是关键，我第一次用的时候，盯着那些“邮件发送”“通讯录”“日程安排”的按钮看了半天，感觉每个都像，但又不确定哪个才是，后来才发现，新浪企业邮箱的邮件列表功能藏得不算深，它通常和“通讯录”是“邻居”，要么在“通讯录”的下拉菜单里，要么直接在左侧导航栏有个带着“列表”图标的按钮——图标长得像个文件夹里夹着几张名片，很好认，如果你实在找不到，就点右上角的搜索框，输入“邮件列表”四个字，系统会像贴心的向导一样，直接把你“领”到功能页面,比在迷宫里打转强多了。
点击进入邮件列表页面后，你会看到一个类似表格的界面，上面可能空空如也（如果你是第一次用的话），就像刚搬进去的新家，等着你来“添置家具”，页面顶部一般有“新建列表”“导入列表”“管理列表”几个按钮，这些就是我们接下来要用到的“工具”，我当时看到“新建列表”按钮是蓝色的，特别显眼，就像黑暗中的一盏灯，一下子就抓住了我的注意力，这里要提醒一句，不同公司的新浪企业邮箱版本可能略有差异，界面按钮的位置也许会像超市货架调整一样换个地方，但大体功能都差不多，耐心找一找,肯定能发现它的身影。
如果你的界面和我说的不一样，别慌，可能是权限问题，有些公司为了安全，会限制普通员工使用邮件列表功能，这时候你得联系公司的邮箱管理员，让他们给你开通权限，我同事小王之前就遇到过这种情况，他兴冲冲点进邮件列表页面，结果弹出“权限不足”的提示，后来找IT开通权限后，他激动得差点在办公室跳起来——毕竟谁也不想再手动敲邮箱地址了，找到入口只是第一步，接下来就是给这个“新家”添上第一批“成员”了。
新建邮件列表基本信息
点击“新建列表”按钮后，会弹出一个填写信息的表单，就像给新生儿办出生证明一样，得把基本信息填清楚，第一个要填的是列表名称，这个名字可得好好起，就像给宠物取名一样，既要好记又要实用，我建议用“部门+用途”的格式，市场部周报群”“销售部客户关怀组”“全体员工通知群”，这样以后想发邮件时，在收件人栏输入列表名称，就能像在自家冰箱拿饮料一样顺手找到，我之前见过有人给列表起名“重要的人”，结果过了三个月，他自己都忘了这个列表里到底有谁，还得一个个点开成员看,那可就白瞎了这个功能。
接下来是列表描述，虽然这一项不是必填的，但我强烈建议你写几句，用于发送市场部每周工作总结和下周计划”“给潜在客户发送新品上市信息”，这样不管是自己还是其他管理员看，都能一眼明白这个列表是干嘛的，我之前给“客户关怀组”写描述时，特意加了一句“每月15号发送会员福利通知”，后来到了15号，系统提醒我发邮件时，我看着描述就想起当初建这个列表的目的,差点忘了发福利的事可就麻烦了。
然后是列表类型，这里有“公开列表”和“私有列表”两个选项，就像选择派对是“开放入场”还是“凭邀请函入场”，公开列表允许列表成员自己订阅或退订，适合公司对外的客户群；私有列表则需要管理员手动添加或删除成员，适合公司内部的保密信息群，管理层会议通知”，我建“财务部薪资通知群”时，毫不犹豫选了私有列表，毕竟薪资信息可不能随便让人进进出出，最后别忘了填列表负责人，一般填自己的邮箱地址就行，万一列表出了问题，系统会直接联系你，就像家里的水电出问题找房东一样方便，信息填完后，点击“保存”按钮，一个崭新的邮件列表就诞生了，接下来就是给它“添丁进口”——添加成员。
添加成员到邮件列表
给邮件列表添加成员，就像给派对邀请名单填名字，方法有三种，每种都有自己的“脾气”，你得根据人数多少和手头的资料选最合适的，第一种是手动添加，适合成员比较少的情况，比如只有三五个人，点击“添加成员”按钮，在输入框里敲邮箱地址，多个地址之间用逗号隔开（千万别用分号，我试过，系统会把它当成一个错误地址），我第一次手动添加时，把同事的邮箱输成了“lisi@abc.com”，结果人家叫“lixi@abc.com”，一个字母之差，邮件直接石沉大海，后来检查了半天才发现，所以输完一定要再核对一遍,就像考试检查答题卡一样仔细。
如果成员超过20个，手动添加就像用勺子挖游泳池的水一样慢，这时候就得用批量导入功能，页面上会有“下载模板”的按钮，点一下就能拿到一个Excel表格，表格里有“姓名”“邮箱地址”“备注”三列，你只要按照模板格式把联系人信息填进去就行，我填模板时，特意把姓名和邮箱分开列，还在备注里写上每个人的职位，市场部-小明”，这样后续管理时能一眼认出谁是谁，填完后保存成CSV或XLS格式（别存成PDF，系统不认），再点击“上传文件”，选择保存好的模板，系统就会像勤劳的快递员一样，把所有人“送”进列表里，上传后记得看一眼“导入结果”，如果有红色的“失败”提示，大多是邮箱格式不对，比如少了@符号，或者域名写错了,改过来重新导一次就行。
第三种方法是从已有通讯录选择，这个功能简直是“懒人福音”，新浪企业邮箱的通讯录里如果已经存了联系人，你可以直接在通讯录里勾选需要的人，然后点击“添加到列表”，选择刚创建的列表名称，就能一键搞定，我上次给“销售部客户群”添加成员时，通讯录里正好有所有客户的信息，我勾选了50个人，不到30秒就全加到列表里了，比手动敲快了至少10倍，添加完成后，列表页面会显示成员数量，就像看到派对名单上密密麻麻的名字，心里一下子就踏实了——就可以给这个“大家庭”发邮件了。
设置邮件列表发送规则
成员添加好了，但别急着发邮件，就像开车前要调座椅和后视镜一样，邮件列表的发送规则也得设置好，不然可能会出“交通事故”，第一个要设置的是发送权限，页面上会有“仅管理员可发送”“所有成员可发送”“指定成员可发送”三个选项，如果是公司内部的通知群，选“仅管理员可发送”最稳妥，避免群里有人乱发消息；如果是部门讨论群，选“所有成员可发送”，大家就能像在微信群里聊天一样互相发邮件，我建“产品部需求讨论群”时，就选了“所有成员可发送”，结果大家讨论得热火朝天，方案很快就定下来了,比开会效率高多了。
然后是回复设置，简单说就是别人回复邮件时，是只回复给发件人，还是回复给整个列表，如果是发通知，明天下午3点开会”，选“回复给发件人”就行，不然所有人都回复“收到”，列表里会像菜市场一样吵；如果是讨论问题，这个方案哪个版本更好”，选“回复给列表”，大家的意见就能互相看到，不用一个个单独回复，我上次发“团建地点投票”邮件时，就设了“回复给列表”，结果半小时内收到20多条回复，各种建议看得我眼花缭乱，但很快就统计出了大家最喜欢的地点——海边烧烤,想想都流口水。
还有个容易被忽略的设置是邮件审核，如果列表里有很多成员，担心有人发不合适的内容，可以开启“需管理员审核后发送”功能，这样成员发的邮件会先到你的审核箱，你看过没问题再点击“通过”，就像快递要经过安检一样安全，我给“客户反馈群”开了审核功能，有次一个同事不小心把带错别字的邮件发了出去，我在审核箱看到后及时退回让他修改，避免了在客户面前丢面子，最后别忘了设置列表签名，可以统一加上公司logo和联系方式，XX公司市场部 联系电话：XXX-XXXXXXX”，这样发出去的邮件看起来更专业,客户看了也会觉得你们公司很正规。
测试邮件列表发送效果
设置完规则，千万别急着“正式发车”，先“试驾”一下才保险，我每次新建列表后，都会发一封测试邮件，就像厨师做菜前要先尝味道一样，测试邮件不用写太多内容，简单几句就行，这是邮件列表测试邮件，收到请回复‘1’”，收件人就填刚创建的列表名称，点击发送后，你可以去自己的邮箱收件箱看看（如果你也在列表里的话），检查邮件有没有成功收到，发件人显示的是不是列表名称（市场部周报群”），标题和内容有没有乱码，我上次测试时，发现邮件标题里的“【测试】”变成了问号，后来才知道是用了特殊符号,删掉后重新发就正常了。
如果列表里有同事，也可以让他们帮忙看看有没有收到，顺便问问邮件显示是否正常，我同事小张收到测试邮件后，告诉我邮件进了垃圾箱，我才想起新浪企业邮箱有垃圾邮件过滤功能，可能是测试邮件内容太简单被误判了，后来我在邮件里加了一句“本邮件为公司内部测试，请勿删除”，再发一次就顺利进了收件箱，除了收信，还要测试回复功能，让同事回复一下测试邮件，看看回复是只到你邮箱，还是整个列表都能收到，这关系到之前设置的“回复规则”是否生效，我测试回复时，特意让两个同事分别回复，一个回复“收到”，一个回复“没问题”，结果整个列表的人都看到了，说明“回复给列表”的规则设置成功，这波操作下来,心里的石头总算落地了。
如果测试邮件发送失败，别慌，先看系统提示，常见的失败原因有“列表不存在”（可能是列表名称写错了）、“没有发送权限”（检查发送权限设置）、“成员邮箱地址无效”（去列表成员里看看有没有标红的无效邮箱），我有次发送失败提示“成员邮箱无效”，点开成员列表一看，有个邮箱地址写成了“wangwu@abc.con”（把com写成了con），改过来后重新发送，一秒就成功了，测试没问题后，这个邮件列表就算真正“激活”了,接下来就能用它处理工作了。
邮件列表日常管理小技巧
邮件列表用久了，就像家里的衣柜一样，需要定期整理，不然会越来越乱，最常用的管理操作是添加或删除成员，员工离职了，要及时从列表里删掉他的邮箱，不然发出去的内部邮件可能会泄露；新同事入职了，就把他的邮箱加进来，别让人家像局外人一样收不到通知，我每个月都会检查一次“全体员工群”，把离职同事的邮箱一个个删掉，就像给花园除草一样，保证列表“干净整洁”，删除成员时，直接在列表成员页面找到对应的人，点击后面的“删除”按钮就行,比手动从通讯录删人快多了。
如果列表成员太多，比如有100多个人，找起来就像在人山人海里找人，这时候可以给列表“分家”——创建子列表，销售部客户群”可以分成“华东区客户”“华南区客户”“华北区客户”三个子列表，发邮件时想给华东区客户单独发，直接选子列表就行，不用在大列表里一个个勾选，我创建子列表时，会在名称前加上主列表的名字，销售部客户群-华东区”，这样在列表列表里一眼就能看出谁是谁的“孩子”，子列表的创建步骤和主列表差不多，建好后从主列表里把对应的成员“移”过去就行,就像给大家庭分房间一样简单。
想知道邮件列表的“工作表现”怎么样？可以看看数据统计功能，新浪企业邮箱会记录每个列表的发送次数、成功送达率、成员打开率等数据，就像给列表发了一张“成绩单”，我每个月都会看“市场部推广群”的统计数据，发现有封新品邮件的打开率只有30%，后来才知道是标题不够吸引人，于是下次发邮件时，我把标题改成“【限时福利】新品上市前3天享8折，手慢无！”，打开率一下子涨到了70%，这就是数据统计的“魔力”——帮你找到优化方向，定期清理无效邮箱也很重要，系统会把长期退信的邮箱标为“无效”，你可以一键删除这些邮箱，避免影响整个列表的送达率，就像清理手机里的僵尸好友一样，让列表保持“活力”。
邮件列表避坑指南
用邮件列表虽然方便，但也有几个“坑”等着你，我踩过的雷，你可别再踩了，第一个坑是成员收不到邮件却找不到原因，这种情况十有八九是邮件进了垃圾箱，尤其是给外部客户发邮件时，对方邮箱的垃圾邮件过滤规则可能比较严格，我上次给客户发新品邮件，有个客户说没收到，我让他去垃圾箱翻了翻，果然在那里——邮件主题里的“促销”两个字触发了过滤规则，后来我把主题改成“新品介绍：XX功能升级，邀您体验”，再发一次就顺利进了收件箱，如果垃圾箱里也没有，就检查列表成员的邮箱地址是否正确，有没有少写字母或符号，有时候一个小小的拼写错误，
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