教你在Excel中直接用司马阅进行数据问答
在Excel的世界里,数据就像散落的珍珠，想要串成有价值的项链，往往需要公式、函数、数据透视表这些“工具”帮忙，可对不少小伙伴来说，VLOOKUP、PivotTable这些词听着就头大，对着密密麻麻的表格抓头发是常事，司马阅的出现，就像给Excel安了个“数据翻译官”——它是一款Excel插件，能让你用日常说话的方式问数据问题，不用记公式，不用学复杂操作，表格里的秘密分分钟就能聊出来，如果你也想让Excel数据“开口说话”，跟着这篇教程走，从此和数据难题说拜拜，效率UP UP不是梦。
安装司马阅Excel插件
想用司马阅和Excel数据聊天,第一步得让它住进Excel里，打开Excel后，我先在顶部菜单栏找“插入”，点进去看到“获取加载项”，像逛应用商店一样，在搜索框里敲“司马阅”，搜出来后点“添加”，插件就开始自己“跑”安装流程了，中间系统可能会弹个框问“是否允许此插件运行”，我直接点了“是”——毕竟想让数据开口，总得给它开门不是？安装完成时，Excel顶部突然多了个蓝色的“司马阅”图标，像个小话筒静静待在那里，那一刻感觉Excel突然“活”了，好像在说“随时准备聊天哦”，后来我才知道，如果应用商店搜不到，去司马阅官网下载安装包手动装也行，不过插件商店这条路对新手来说最省心，全程不用碰复杂设置。
启用并授权司马阅插件
插件装好了,可不能让它“睡大觉”，我点了那个蓝色的“司马阅”图标，结果弹出个登录窗口——原来要用手机号注册个账号，就像给新认识的朋友留个联系方式，注册完登录进去，又跳出来个授权页面，问我“是否允许司马阅访问当前Excel文件的数据”，一开始我有点犹豫，后来想通了：不给它看数据，它怎么知道我要问啥呢？就像医生看病得先知道症状，司马阅“诊断”数据也得看原始材料呀，点了“授权”后，插件界面突然亮了，显示“已连接到Excel数据”，旁边还跳出来个小动画，一个小人举着放大镜在表格上“扫”来扫去，可爱得很，这时候我才明白，授权不是给它“权限”，是给它“干活的工具”，授权完它才能真正帮我处理数据。
准备数据表格
司马阅虽然聪明,但也得有“好料”才能聊出干货——数据表格就是它的“聊天素材”，我新建了个Excel文件，在里面做了个销售数据表格：第一行是表头，写着“日期”“产品名称”“销售额”“地区”，下面每一行对应一条销售记录，日期格式统一用“YYYY-MM-DD”，销售额都是数字，没有乱七八糟的文字混在里面，之前我试过表头写“卖了多少钱”，结果司马阅半天没反应过来，后来改成“销售额”，它立马“懂了”，原来表格就像整理好的书架，书名（表头）清楚，书（数据）摆放整齐，找东西才快，我还特意把空行删了，合并单元格也取消了，这些小细节就像给司马阅铺了条“顺畅的路”，让它不用绕弯子就能找到数据，准备好表格后，我点了插件里的“刷新数据”，它像个认真的学生，立马“读”起了表格，几秒钟后显示“数据已加载完成”，那一刻感觉表格里的数字都在“排队等着被提问”。
输入问题进行数据问答
终于到了最期待的“聊天环节”！在司马阅的输入框里，我像发微信一样敲问题：“北京地区2023年第四季度的总销售额是多少？”敲完回车，插件界面上的小圆圈转了两圈，就像人思考时的眨眼，然后弹出一行字：“北京地区2023年第四季度总销售额为586,300元”，下面还附了个小表格，列着10月到12月的具体销售额，我当时眼睛都亮了——以前算这个数，我得先筛选地区是北京，再筛选日期在第四季度，然后用SUM函数加总，至少得捣鼓五分钟，现在两秒钟搞定！后来我又试了个复杂点的：“销售额最高的三个产品是什么，分别卖了多少？”它不仅列出了产品和金额，还按销售额从高到低排了序，比我手动排序筛选快多了，最让我惊喜的是，它能“听懂”大白话，比如我问“哪个地区卖得最差”，它也知道是要找销售额最低的地区，完全不用像写公式那样“咬文嚼字”。
查看和导出问答结果
问题问完了,结果得“抓得住”才行，司马阅的回答界面有个“查看详情”按钮，点进去能看到它分析数据的“思路”——比如用了哪些列的数据，怎么计算的，像老师讲题一样清楚，有次我问“各产品销售额占比”，详情里写着“基于‘产品名称’和‘销售额’列，计算各产品销售额占总和的百分比”，瞬间明白它不是“瞎猜”的，如果想把结果存下来，右上角有个“导出”按钮，能选“导出到新工作表”或“导出为图片”，我试过导出到新工作表，结果自动生成了一个带格式的表格，比我自己复制粘贴整齐多了；导出成图片后，直接就能贴到PPT里，老板看数据报告时直夸“这个图表做得清楚”，其实我就点了个按钮，打工人狂喜！现在我养成了习惯，每次问答完都导出结果，万一后面要复盘，随时能找到原始数据，比记在脑子里靠谱多了。
优化问答效果的小技巧
虽然司马阅“很会聊天”，但想让它“答得更准”，还是有小窍门的，我发现问题越具体，它回答越精准，比如问“销售额最高的产品”，不如问“2023年销售额最高的产品”，加上时间范围，它就不会把2022年的数据也算进去，还有一次，我表格里“地区”列既有“北京”又有“北京市”，结果它把两个当成不同地区，后来我统一改成“北京”，再问“北京总销售额”，数字立马对了——原来它认“字面一致”，就像人认名字，小名大名混用会 confusion 呀，表格里别放无关数据，之前我在销售数据里插了几行“备注”，司马阅老是把备注里的文字当成数据算，删掉后它就“专心”多了，这些小技巧就像给司马阅“划重点”，让它不用在无关信息里绕圈子，问答效率蹭蹭涨。
司马阅数据问答的实际案例
说再多不如看实例,上个月我帮同事处理一份库存数据，表格里有“产品”“库存数量”“进货价”“销售价”，她想知道“哪些产品库存超过100件且利润率低于20%”，要是以前，我得用筛选功能先挑库存＞100的，再手动算每个产品的利润率（（销售价-进货价）/销售价），然后挑出＜20%的，没半小时搞不定，这次我直接打开司马阅，输入问题，3秒钟后结果出来了：“产品A（库存120件，利润率18%）、产品C（库存150件，利润率15%）”，还标红了利润率低于20%的部分，同事眼睛瞪得像铜铃：“你这什么黑科技？”我笑着演示了一遍，她当场下载插件，现在她成了部门里的“数据小能手”，老板还以为她偷偷报了Excel培训班呢，这个案例让我真切感受到，司马阅不是让Excel“变复杂”，而是让它“变简单”，把复杂的计算变成聊天，让每个人都能轻松玩转数据。
现在每次打开Excel,看到那个蓝色的司马阅图标，我都觉得数据不再是冷冰冰的数字，而是能随时对话的朋友，从安装插件到熟练问答，不过半小时的功夫，却让我告别了“函数焦虑”，以前要花几小时处理的数据，现在十几分钟就能搞定，摸鱼时间都多了不少，如果你也想让Excel数据“开口说话”，跟着上面的步骤试试，相信你会和我一样，爱上这种“和数据聊天”的感觉——毕竟，让工具为我们服务，才是打工人的终极追求呀！
欢迎 你 发表评论: